O certificado digital é um documento eletrônico que permite assinar documentos online com validade jurídica, autenticar transações e cumprir obrigações empresariais pela internet, sem sair de casa.
Essa assinatura digital foi criada para substituir o uso de papel, garantindo a segurança e autenticidade das transações eletrônicas. Em breve, será tão comum quanto a assinatura manuscrita e o reconhecimento de firma em cartório.
Por isso, a maioria das empresas já é obrigada a usar o certificado digital para enviar obrigações ao governo.
Leia também: O que é Assinatura Eletrônica?
O que é certificado digital?
O certificado digital é a identidade digital de uma empresa ou pessoa física, permitindo assinar documentos com validade jurídica e realizar transações online de forma segura. Ele foi criado para garantir a autenticidade das operações online e identificar pessoas físicas e jurídicas por meio de uma assinatura eletrônica.
Com o certificado digital, fica muito mais fácil assinar documentos digitais, enviar obrigações ao governo e emitir documentos oficiais sem a necessidade de uma assinatura em papel ou reconhecimento de firma em cartório.
Se você emite nota fiscal eletrônica em seu negócio, provavelmente já conhece o certificado digital, pois ele é obrigatório para muitas empresas que geram NF-e, NFC-e e NFS-e.
No Brasil, esse documento digital pode ser adquirido como um arquivo para instalação no computador, em um dispositivo (cartão ou token) ou como um arquivo na nuvem.
As Autoridades Certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian, Receita Federal e SERPRO, são responsáveis pela comercialização.
Atualmente, existem vários tipos de certificado digital, desde versões virtuais do CPF e CNPJ até documentos específicos para emissão de notas fiscais e para micro e pequenas empresas.
1. Para que serve o certificado digital?
O certificado digital é utilizado para autenticar diversos tipos de transações e atividades online, garantindo segurança, privacidade e agilidade para todos os envolvidos. Aqui estão alguns exemplos de aplicações do certificado digital:
Assinar e enviar documentos digitais (contratos, acordos, recibos, promissórias, declarações, etc.) com assinatura eletrônica;
Enviar declarações e obrigações acessórias da empresa aos órgãos do governo;
Realizar transações bancárias online com segurança;
Emitir passaportes, carteiras de habilitação e diplomas universitários;
Participar de leilões eletrônicos e criar procurações eletrônicas;
Assinar NF-e, escriturações contábeis e fiscais;
Enviar declarações de Imposto de Renda à Receita Federal;
Enviar informações da empresa pelo sistema eSocial e SPED;
Fazer login em ambientes restritos como o Portal e-CAC
2. Benefícios de ter um certificado digital
Ter um certificado digital oferece várias vantagens, como:
Segurança nas Transações Online: Garante a autenticidade e integridade das informações trocadas, protegendo contra fraudes e acessos não autorizados.
Validade Jurídica: As assinaturas eletrônicas feitas com certificado digital possuem validade jurídica, sendo reconhecidas legalmente como equivalentes às assinaturas manuscritas.
Redução de Custos: Elimina a necessidade de deslocamentos, impressão de documentos e reconhecimento de firmas em cartório, reduzindo despesas operacionais.
Agilidade nos Processos: Facilita a assinatura e envio de documentos, permitindo que transações e processos burocráticos sejam concluídos de forma mais rápida e eficiente.
Conformidade Legal: Atende às exigências legais para diversas obrigações fiscais e empresariais, como o envio de declarações ao governo e a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e).
Sustentabilidade: Reduz o uso de papel, contribuindo para práticas mais sustentáveis e ecológicas.
Acesso Remoto: Permite a realização de transações e a assinatura de documentos de qualquer lugar, sem a necessidade de presença física.
Confiança e Credibilidade: Aumenta a confiança nas transações eletrônicas, tanto para empresas quanto para clientes e parceiros, ao garantir a autenticidade das partes envolvidas.
Facilidade de Gestão: Centraliza a gestão de documentos e processos digitais, facilitando o controle e o acesso às informações importantes.
Versatilidade: Pode ser utilizado em diversas aplicações, como assinatura de contratos, envio de declarações fiscais, transações bancárias, emissão de documentos oficiais, entre outros.
3. Quem é obrigado a ter o certificado digital?
Por lei, todas as empresas que emitem nota fiscal eletrônica são obrigadas a ter um certificado digital. Da mesma forma, empresas inscritas nos regimes tributários de Lucro Presumido e Lucro Real precisam de uma assinatura digital para declarar obrigações à Receita Federal.
As empresas do Simples Nacional são obrigadas a usar o certificado digital se tiverem mais de um empregado. A única exceção é o MEI (Microempreendedor Individual), que geralmente não é obrigado, mas pode optar voluntariamente pelo documento.
Conforme a Resolução CGSN 140/18, o certificado digital poderá ser exigido de microempresas (ME) ou empresas de pequeno porte (EPP) nos seguintes casos:
Para recolher o FGTS, entregar a GFIP e enviar informações trabalhistas pelo eSocial;
Quando a legislação municipal ou o CONFAZ exigir a emissão de documentos fiscais eletrônicos;
Para prestar informações relativas ao ICMS, se estiverem obrigadas pela legislação do município ou CONFAZ;
Para prestar informações à Receita Federal do Brasil (RFB) sobre a manutenção de recursos no exterior.
Se sua empresa não emite nota fiscal eletrônica e está enquadrada no Simples Nacional, consulte seu contador para verificar a legislação do seu estado e município e saber se o documento é obrigatório.
Se você é Microempreendedor Individual, não precisa usar a assinatura digital e pode cumprir suas obrigações com um código de acesso. Consulte nosso artigo sobre certificado digital para MEI para saber mais.
Lembrando que empresas obrigadas a usar o certificado digital podem enfrentar multas sobre tributos não declarados, sanções administrativas e outras penalidades se não utilizarem o documento.
Pessoas físicas também podem ter um certificado digital, chamado e-CPF, que é a versão digital do CPF. Com ele, é possível assinar documentos, como procurações, e acessar serviços públicos como o eSocial, e-CAC e Receitanet.
Tipos de certificado digital
Segue os principais tipos de certificados digital:
1. Tipo A: Certificado de assinatura digital – A1 e A3
Esse é o tipo mais utilizado de certificado digital e pode ser aplicado para conferir autenticidade a qualquer tipo de documento e arquivo virtual. Seu principal objetivo é identificar o assinante, confirmar a integridade do documento e atestar a autenticidade da operação realizada.
Esse modelo de certificado é indicado para profissionais liberais, independentemente da área de atuação, que precisam realizar o envio de documentos digitais assinados. Organizações que têm um grande volume de validação de documentos também podem otimizar o trabalho utilizando-se desse certificado.
Certificado A1 | Certificado A3 | |
O que é | Consiste em um arquivo digital, de extensão .PFX ou .P12, que não existe fisicamente. Deve ser instalado e armazenado em um ou mais computadores ou dispositivos móveis. Possui prazo de validade de 1 ano a partir da data de emissão, isto é, deve ser renovado anualmente. | É emitido e armazenado em um objeto físico. São fabricados em diversos formatos de mídia, que determinam sua forma de utilização. São eles: Token que é um artefato USB, semelhante a um pendrive; e, Smartcard que é um cartão plástico com chip, lido através de hardware específico. O prazo de validade do certificado digital A3 varia entre 1 ano e 3 anos a partir da data de emissão. |
Vantagens | Por não depender de um objeto, não corre risco de ser fisicamente perdido, roubado ou danificado; pode ser instalado em múltiplos computadores e dispositivos móveis; permite backup, assim, o certificado não é perdido caso os computadores sejam formatados ou apresentem problemas; é possível instalar o certificado em computadores ou servidores de terceiros, caso utilize um software de emissão de documentos fiscais na nuvem. | Mais seguro, pois não pode ser transferido ou copiado para outros equipamentos além da mídia original; geralmente, um único certificado A3 com duração de 3 anos fica mais barato do que 3 certificados A1 com duração de 1 ano. |
Desvantagens | Prazo de validade de apenas 1 ano; geralmente, o valor de 3 certificados A1 fica um pouco mais caro do que um certificado A3 com duração de 3 anos. | Pode ser perdido, roubado ou danificado fisicamente, acarretando em perda do certificado; só pode ser utilizado em um computador ou dispositivo móvel por vez; requer periférico de leitura no caso de smartcards. |
2. e-CPF
O CPF, principal documento de identificação de pessoa física, também tem uma versão digital para garantir a autenticidade das transações eletrônicas realizadas por pessoas físicas. É possível realizar várias ações em formato digital, como assinar contratos, criar procurações online e ter acesso ao site da Receita Federal.
O e-CPF funciona com criptografia de dados, oferecendo segurança, sigilo e integridade de dados. Utiliza-se da mesma tecnologia do certificado A, podendo ser emitido com o tipo A1 ou A3.
3. e-CNPJ
A versão digital do CNPJ, principal identificação de pessoa jurídica no Brasil, garante a autenticidade e a integridade de transações de empresas no meio eletrônico. As organizações que têm um e-CNPJ podem fazer procurações, fechar contratos, entre outras ações que poderiam ser realizadas fora do ambiente virtual.
Por exigência da Receita Federal, apenas o responsável direto pelo CNPJ da empresa poderá responder pelo e-CNPJ. Assim como o e-CPF, ele é emitido e armazenado utilizando os modelos A1 e A3.
4. NF-e
Um dos mais importantes quando falamos em certificados digitais para empresas é o NF-e, arquivo que garante a autoria e a validade jurídica das emissões de notas fiscais pela empresa aos órgãos responsáveis. O certificado digital NF-e pode ser atribuído diretamente a um funcionário, sem a necessidade de compartilhar o e-CNPJ da empresa, trazendo mais segurança para a operação.
Ele é utilizado para assinar as notas fiscais eletrônicas emitidas, garantindo, assim, maior segurança contra qualquer tipo de fraude e cumprindo com todas as exigências dos órgãos fiscalizadores. Entre os documentos que podem ser emitidos e assinados com o NF-e, estão:
NF-e: nota fiscal eletrônica;
NFA-e: nota fiscal avulsa eletrônica;
NFC-e: nota fiscal de consumidor eletrônica;
NFS-e: nota fiscal de serviço eletrônica.
Lembrando que o tipo de certificado a ser escolhido depende do sistema/aplicação onde ele será utilizado. Informe-se com o responsável pelo seu equipamento ou consulte a devida documentação para verificar se há alguma restrição para uso do tipo A1 ou A3.
Qual o melhor tipo de certificado digital?
O certificado ideal depende de diversos fatores, como o porte da empresa. O A3 acaba ficando mais barato para algumas, mas é muito menos flexível do que o A1 para emissão de documentos fiscais em grande quantidade.
Em algumas operações, como grandes varejos, o A3 é praticamente inviável. Além disso, a maior parte dos softwares web de emissão de documentos fiscais eletrônicos requer instalação do certificado em um servidor na nuvem, o que só é possível com o A1.
Como obter certificado digital?
O certificado pode ser obtido de diversas maneiras e por algumas entidades diferentes, dependendo de qual seja o fim desejado. Existem entidades que lidam com os sistemas governamentais e outras de verificação de crédito e de instituições bancárias.
Ao adquirir a sua licença para um certificado específico, procure conhecer várias formas de proteger seus dados para saber as vantagens e os riscos oferecidos.
Citaremos as 03 maiores empresas do Brasil para você adquirir ou renovar seu Certificado Digital, tanto para você (Pessoa Física) quanto para sua Empresa (PJ) e em todos os formatos disponíveis para sua escolha:
1. Certisign
A Certisign é uma empresa brasileira pioneira e líder em soluções de identificação digital. Ela oferece uma ampla gama de produtos e serviços, incluindo certificados digitais para pessoas físicas (e-CPF) e jurídicas (e-CNPJ), além de certificados para servidores web (SSL). A Certisign também disponibiliza soluções para profissionais de diversas áreas, como advogados, médicos, dentistas e contadores, com certificados específicos para cada conselho profissional.
A Certisign facilita o processo de aquisição e renovação de certificados digitais, oferecendo a possibilidade de realizar todo o procedimento online, incluindo a emissão por vídeo conferência.
Para suporte técnico, a Certisign disponibiliza downloads de drivers e ferramentas necessárias para a instalação e uso dos certificados digitais, garantindo que os usuários possam utilizar seus certificados com facilidade.
Para mais informações sobre os produtos e serviços da Certisign, você pode visitar a loja oficial da empresa.
2. Soluti
A Soluti é uma empresa brasileira que se destaca no mercado de certificados digitais. Ela oferece soluções tanto para pessoas físicas quanto para empresas, com opções que incluem certificados em nuvem, como o Bird ID, que permite o uso do certificado digital diretamente do smartphone. Além disso, a Soluti fornece certificados SSL para segurança de websites e serviços de assinatura de código (CodeSign), que asseguram a autenticidade e integridade de softwares e aplicações.
Os certificados da Soluti são reconhecidos pela ICP-Brasil, garantindo validade jurídica nas transações eletrônicas e comunicações digitais. A empresa também se destaca por facilitar o processo de aquisição e renovação de certificados, com suporte para instalação e emissão via videoconferência ou atendimento presencial.
Para mais detalhes sobre os produtos e serviços da Soluti, você pode acessar a loja da Soluti.
3. Valid
A Valid Certificadora Digital é uma empresa brasileira que atua no segmento de segurança da informação, oferecendo soluções de certificação digital para pessoas físicas e jurídicas. Ela disponibiliza diversos tipos de certificados, como e-CNPJ, e-CPF, NF-e e certificados em nuvem, que são utilizados para diversas finalidades, como assinatura de documentos eletrônicos com validade jurídica, emissão de notas fiscais eletrônicas e acesso a sistemas governamentais.
A empresa faz parte da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), o que confere confiabilidade e validade legal aos certificados emitidos. A Valid também se destaca por sua história de mais de 65 anos, oferecendo soluções que contribuem para um mundo mais dinâmico, interconectado, confiável e seguro.
Além disso, a Valid oferece serviços de emissão e instalação de certificados digitais, com opções de renovação e suporte técnico para facilitar o uso dos certificados por seus clientes. A empresa também provê informações detalhadas sobre o processo de emissão, instalação e utilização dos certificados digitais em sua plataforma.
Para mais informações sobre os produtos e como adquiri-los, você pode visitar o site oficial da Valid Certificadora Digital.
Conclusão
Adquirir um certificado digital para pessoas físicas (PF) e pessoas jurídicas (PJ) é essencial nos dias de hoje por diversos motivos. Para PF, proporciona segurança nas transações online, acesso a serviços governamentais e cumprimento de obrigações fiscais de forma prática e segura. Para PJ, além desses benefícios, permite a emissão de notas fiscais eletrônicas, assinatura de documentos empresariais e conformidade com exigências legais. Em ambos os casos, o certificado digital agrega praticidade, segurança e eficiência às operações digitais, além de contribuir para a redução de custos e o aumento da credibilidade perante clientes e parceiros comerciais.
Leia também: O que é Assinatura Eletrônica?
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