A criação da descrição de cargo (job description) é o primeiro passo para dizer ao mercado que sua empresa está em busca de talentos: é a porta de entrada para candidatos. E para os profissionais de RH, ter um modelo de descrição de cargo e funções pode ajudar e agilizar muito todo esse processo.
Usualmente, há muito mais profissionais que número de posições a serem ocupadas. Por isso, com o intuito de fazer a pré-triagem desde o anúncio e se dirigir aos candidatos que estão dentro do perfil buscado, é importante que o job description seja bem-escrito, conte com uma estrutura organizada e agradável aos olhos e que tenha o máximo de informações disponíveis.
Como a rotina dos times de R&S é muito atribulada, com posicionamentos bem estratégicos dentro das empresas, pode faltar tempo para dedicar-se à tarefa com a qualidade que ela demanda.
Por isso, com o intuito de facilitar essa tarefa, elencamos os principais pontos de atenção no momento de criar o anúncio e ainda desenvolvemos modelos de descrição de cargo que são muito procurados por nossos candidatos.
O que é descrição de cargo (job description)?
Descrição de cargo ou Job Description (JD), é uma descrição de atividades objetiva e atrativa feita pelo RH para uma posição em aberto em uma organização. É uma etapa de recrutamento importante que funciona como um anúncio de vagas.
Um bom JD diminuirá os riscos de uma contratação errada, a empresa deve deixar claro todas as informações necessárias para que o candidato saiba o que esperar tanto da vaga quanto da organização.
Uma boa descrição diminui a probabilidade de ter muitos candidatos desalinhados com a vaga, da mesma forma que aumenta a probabilidade de ter pessoas mais qualificadas para a vaga. Lembre-se que é, muitas vezes, o primeiro contato do candidato com esse processo, o que acaba melhorando a experiência do próprio candidato, mas também economizando tempo do seu RH e gestores.
Um job description bem elaborado abre as portas para um processo de contratação bem-sucedido. Depois de despertar o interesse dos candidatos com seu anúncio de emprego, mostre a cultura da empresa com uma página de carreiras atraente e trate os candidatos com um formulário de inscrição rápido, eficaz e habilitado para acesso em dispositivos móveis, como celulares e tablets.
Como elaborar uma descrição de cargo?
O processo de criação de anúncio de vaga de emprego é uma mistura de arte e ciência. Você precisa injetar um pouco de personalidade e transmitir o que torna sua organização única. Também existem certas convenções a serem seguidas.
Para garantir um excelente job description, defina expectativas realistas, pesquise palavras-chave, forneça detalhes relevantes, mostre os planos e enfatize o clima da organização.
Considere o processo de busca de emprego do ponto de vista do candidato. Ao escrever suas descrições de cargo, tente achar um match entre as palavras-chave que o público-alvo está procurando e o que é relevante para a vaga.
O que escrever na descrição de atividades?
Antes de partir para ação de formular o job description, tenha em mente as respostas às seguintes perguntas:
Qual é o papel do profissional que ocupará a vaga dentro do contexto da empresa e da área que trabalhará?
A quem a função se reporta e quais são outras interações importantes?
Quais são as responsabilidades e os resultados esperados?
Quais são os objetivos em curto, médio e longo prazo que o profissional deverá visar?
Como é o escopo para progressão e promoção?
Que tipo de habilidades comportamentais e técnicas o profissional deve possuir?
Qual é a faixa de remuneração e benefícios disponíveis para o cargo.
Como fazer uma boa descrição de cargo
1. Atente-se à gramática
A primeira dica – e uma das mais importantes – é sempre se atentar à língua portuguesa. Um bom anúncio está, necessariamente, bem-escrito. A empresa que aplica de forma equivocada a gramática – seja numa linguagem mais formal ou informal – não causa boa impressão. Por mais sólida que seja a imagem da organização, constantes erros de português em suas comunicações podem afastar candidatos.
Atente-se também aos erros de digitação. Quanto melhor escrito o anúncio, mais chances de atrair os candidatos ideais. Em casos de dúvidas, recorra ao dicionário, revisores ou a fontes confiáveis e especializadas.
2. Crie uma boa estrutura
Alie à boa escrita uma estrutura clean e visualmente agradável. O anúncio poluído, sem divisões claras e sem padrão também espanta os candidatos. Por isso, se você escolheu dispor informações em tópicos e utilizando bullets, prossiga assim até o fim. Se a escolha foi por traços, a mesma regra se aplica. Evite misturar padrões, já que isso polui o anúncio.
Não se esqueça de dividir o texto em alguns blocos, para que as informações não se misturem. Você pode criar separações como “atividades”, “pré-requisitos”, “benefícios”, “local de atuação”, “horário” e “demais informações”.
Ao adotar essas medidas simples, o candidato percebe como o time de RH se preocupa com cada detalhe. Isso gera boa impressão e ainda fortalece a imagem da empresa.
3. Quanto mais informações, melhor
Muitas vezes, as atividades a serem desenvolvidas e até mesmo o local de atuação são confidenciais. Por outro lado, se o candidato não tiver nenhuma pista sobre qual é a atuação na empresa, não há estímulo para efetuar a inscrição.
Quanto mais informações o anúncio tiver, mais atrativo ele ficará. Isso também tem efeito na pré-triagem, uma vez aumenta a chance de apenas candidato adequados ao cargos se increverem.
4. Questões legais
É importante lembrar que todos os anúncios devem estar de acordo com a lei. Não pode haver discriminação de etnia, gênero, religião ou de qualquer outra natureza, segundo a Lei 9029 (Art 1º).
Além disso, vale lembrar que o empregador não pode solicitar mais do que seis meses de experiência em uma mesma atividade, de acordo com a Lei 11.644/08.
Por exemplo, o Vagas For Business possui uma equipe de Atração e Qualidade, que revisa e avalia todos os anúncios publicados. Em 2019, foram mais de quatro mil correções feitas pelo time devido à descrições de cargos com problemas legais.
5. Seja simples e claro na descrição do cargo
Os cargos não tradicionais como “Executivo Rockstar” ou “Coordenador de Felicidade” podem chamar a atenção por serem diferentes, mas não são diretos, o que gera muita confusão na inscrição. Anteriormente, esses termos extravagantes fizeram as descrições de cargos se destacarem, mas agora são apenas clichês.
Troque títulos de cargos descolados (e criativos) por outros mais claros. Se você deseja contratar um agente de central de atendimento e anunciar um “especialista em vendas e marketing” provavelmente atrairá as pessoas erradas.
6. Fale diretamente com os candidatos
Os candidatos tendem a vasculhar as descrições de cargo, de modo que jargões e frases confusas desviam a atenção. Antes de publicar, verifique sua descrição para garantir clareza e precisão.
Procure, inclusive, pedir para que um terceiro, não envolvido no processo, leia o texto do job description. Veja qual foi o entendimento dele e se algum ponto não ficou claro, volte e refaça a descrição.
7. Venda a empresa
O anúncio de emprego é sua chance de oferecer aos candidatos um vislumbre da cultura da sua empresa. As pessoas precisam de razões convincentes para deixar seus locais de trabalho atuais. Portanto, detalhe os benefícios que acompanham o trabalho explique como contribuem para o crescimento da empresa.
Leia também: O que é Employer Branding: Benefícios e Implantação.
Considere, dependendo da plataforma de divulgação, incluir links para depoimentos de seus funcionários ou fotos das atividades da equipe.
8. Descreva tarefas específicas
No job description, ajude os candidatos a visualizarem um dia típico do profissional cuja vaga está sendo anunciada.
Divida as responsabilidades em tarefas curtas e claras. Por exemplo, se você está anunciando um gerente de marketing digital, em vez de usar uma descrição evasiva, como “Você será responsável pelo departamento de Marketing Digital”, descreva responsabilidades específicas, como. “Gerenciar todos os canais de marketing digital para garantir a consistência da marca”.
Por fim, verifique também se você e o gerente da vaga estão na mesma sintonia sobre os requisitos do cargo. Isso evita confusão com os candidatos posteriormente selecionados.
9. Explique como o profissional será avaliado
Atualmente, candidatos não estão apenas interessados em saber se há possibilidade de desenvolver a carreira na empresa, mas querem entender quando e como galgar novos degraus nela. Para tanto, é fundamental que conheçam como serão avaliados pelos seus superiores ou pares.
Seria importante o processo de Talent Acquisition já indicar os KPIs da vaga no job description. Esse é um convite sutil, porém certeiro para profissionais qualificados e que gostam de desafios.
10. Forneça faixa salarial no job description
Esse é um ponto delicado e que chega até a ser um tabu no R&S. Se você quer um profissional qualificado, responsável e coerente, nada mais justo do que já dizer no primeiro contato o que você pode oferecer.
Não desperdice o tempo da sua empresa ou de candidatos. A publicação da faixa salarial no job description atrairá apenas pessoas que terão prazer em ganhar o que você oferece.
Ademais, a divulgação do item também reduz o tempo na mesa de negociação.
O que evitar na descrição da vaga?
1. Pense na diversidade
Se deseja criar um ambiente de trabalho plural, não discrimine candidatos já no job description. Embora frequentemente inadvertido, o uso de certas palavras e frases pode ser interpretado como discriminatório. Por exemplo, ao publicar o anúncio da vaga no gênero masculino.
2. Exageros
A menos que você queira contratar um CEO ou um VP, requisitos irreais são desanimadores. Identifique o que é necessário e inclua apenas habilidades essenciais na descrição do cargo. Além disso, se você já tem alguém em mente, entre em contato diretamente com um e-mail personalizado.
3. Cópias
Você está atolado de trabalho e resolve usar o job description que foi divulgado no passado para a vaga atual. Pare! Essa não é uma solução inteligente. As organizações estão em constante evolução, portanto, para que as descrições de cargos reflitam os requisitos em mudança, elas devem ser revisadas e alteradas a cada publicação.
4. Negatividade
Liste os requisitos de trabalho em tom claro, mas positivo. Anunciar uma descrição de cargo com textos como: “Profissionais com menos de cinco anos de experiência não serão levados em consideração” é uma maneira hostil de apresentar o trabalho.
Ao invés disso, seja cortês e considere a linguagem da descrição do cargo como: “Observe que esse é um cargo de nível sênior, portanto é importante ter experiência comprovada na área”.
Modelo de Descrição de Cargo
Abaixo colocamos um modelo de descrição de cargo de uma vaga muito aberta por recrutadores e procuradas por candidatos. Fique à vontade para copiar a estrutura do modelo e adequar as informações à sua vaga.
Atenção
As informações que constam na descrição da vaga devem ser as mesmas selecionadas nos filtros de escolaridade, nível e áreas de interesse. Assim, tudo fica convergente, não gera dúvida nos candidatos, não impede candidaturas e otimiza o desempenho da sua vaga;
Algumas vagas não possuem nível já determinado, então não há a necessidade colocar o nível (como Júnior, Pleno e Sênior), mas lembre-se: quanto menos detalhes, maior a chance de receber candidatos desalinhados.
Descrição de Cargo (Passo a passo)
Abaixo colocamos um modelo de um cargo que é bastante demandado pelas empresas. O modelo é somente elucidativo e cada empresa poderá adotar a sua descrição de acordo com a gestão, RH, cultura da empresa etc.
1. Nome da vaga
Escreva aqui o nome da vaga, deixe claro qual o cargo e nível, caso haja. Lembre-se que o nome da vaga é a primeira informação que o candidato irá ler nas suas redes sociais, sistemas e mensagens.
Exemplo de cargo: Auxiliar Administrativo Júnior. Atente-se na nomenclatura da vaga, que significa:
Auxiliar: Tipo de atividade que o(a) candidato(a) irá realizar e nível hierárquico.
Administrativo: Qual a área que o(a) candidato(a) irá trabalhar.
Júnior: Qual o grau de maturidade o(a) candidato(a) deverá obter para preenchimento da vaga.
2. Resumo
Um auxiliar administrativo atua como apoio para diversas áreas, podendo realizar tarefas como atendimento telefônico, recebimento e organização de correspondências, organização de documentos, preenchimento de planilhas e outras atividades que dependerão da atuação da empresa.
Esse profissional também pode desempenhar atividades ligadas especificamente a uma área, como contabilidade, recursos humanos ou logística.
Buscamos profissional para atuar em rotinas administrativas de apoio a diversos departamentos, como financeiro, facilities e contabilidade.
3. Principais atividades e responsabilidades
Recebimento de documentos e correspondências, assim como sua organização.
Digitação de documentos.
Elaboração e preenchimento de planilhas de controle interno.
Agendamento de salas para reuniões.
Auxílio ao departamento financeiro com o controle de notas.
4. O que buscamos?
Pré-requisitos
Ensino médio completo ou cursando Ensino Superior;
Pacote Office intermediário;
Experiência na função no mínimo 6 meses.
Habilidades
Ser organizado e atencioso, pois lidará com documentos internos da empresa;
Saber trabalhar em equipe, porque irá interagir com diversas áreas ao mesmo tempo;
Ter boa comunicação oral e escrita, pois precisará enviar e-mails e fazer ligações.
Desejável
Ensino superior cursando em administração de empresas, contabilidade ou gestão empresarial.
5. Remuneração e benefícios
Salário:
Compatível com o mercado ou melhor, descreva o valor em R$.
Benefícios:
Vale-transporte;
Vale-refeição e/ou Vale alimentação (informe o valor em R$);
Assistência médica (informe qual a operadora de saúde);
Assistência odontológica (informe qual a operadora de saúde);
Auxílio creche (informe o valor em R$, faixa etária etc);
Plano de carreira (isso é importante para que os candidatos saibam que sua empresa tem a possibilidade de crescimento profissional, antes verifique se a sua empresa possui essa possibilidade, caso contrário não informe ou não prometa).
Acesse também: Modelos de Descrição de Cargos do Site vagas.com.
Plano de cargos e salários: o que é?
O plano de cargos e salários é um descritivo de cada cargo que existe na sua empresa, conforme já descrevemos acima, e acrescida a faixa salarial correspondente para cada um deles. É um instrumento de gestão para o RH, mas também um meio de comunicação transparente e objetivo com os colaboradores. Em primeiro lugar, porque traz uma organização imediata à gestão da empresa.
Loucuras financeiras não são bem-vindas. A empresa tem um controle mais preciso do mínimo e máximo que pode investir nessa área. E esse instrumento é valioso também para os colaboradores e pretendentes a algum cargo na empresa. Pois, com o plano de cargos e salários, ele já sabe, previamente, como pode ser o seu futuro na empresa.
Por exemplo: durante a avaliação de candidatos o RH explica aos requerentes como é a matriz da empresa, quais são as características da vaga e as perspectivas.Isso ajuda a dar um panorama geral e completo para os profissionais, que vão tomar a decisão com muito mais segurança.
1. Por que adotar essa estratégia?
Se na organização é um benefício imediato que se percebe com o plano de cargos e salários, existem outros motivos relevantes para adotá-lo.Um deles é a redução do turnover por meio de um sólido plano de carreira.
Afinal de contas, é sabido que um dos principais fatores que levam um colaborador a pedir demissão é a falta de perspectiva quanto ao futuro. E esse plano ajuda a promover um ambiente de trabalho mais esclarecedor quanto a isso.
Ao saber o que pode almejar, e o tempo médio para atingir cada objetivo, o colaborador se empenha dentro de suas próprias metas sabendo que será recompensado.Vale destacar também que, dentro das rotinas mais importantes do RH, o plano de cargos e salários também é importante para:
facilitar o processo seletivo para a contratação de novos colaboradores;
contribuir com o planejamento financeiro da empresa;
esclarecer detalhadamente o que se espera em cada função;
promover a igualdade de deveres e direitos entre todos.
Como resultado, esse tipo de ação se traduz em um desenvolvimento gradual de toda a empresa e também equilibra o clima organizacional do local.
Quais os para montar o plano de cargos e salários?
Como qualquer medida na empresa, o plano de cargos e salários também deve ser feito a partir de um bom planejamento. Dentre muitos passos para o seu plano, iremos destacar somente 3, a saber:
1. Reunião
Reúna-se com os cargos de liderança e consolide a estruturação de cargos, o perfil desejado para ocupá-los e a média salarial — o piso e o teto — para que o planejamento seja preciso e com boa margem de negociação.
Uma dica: para essa base inicial convém pesquisar no mercado qual é a média e como a concorrência tem beneficiado os seus colaboradores. A partir desse estudo podem surgir boas oportunidades para o desenvolvimento do seu plano de cargos e salários.
2. Estruturação
Agora, é hora de colocar uma lupa sobre cada um dos itens mencionados. Para isso, avalie:
faixa salarial: crie os parâmetros e tome como base um intervalo de tempo considerável para identificar as qualidades e os pontos fracos de um profissional, para então usar a avaliação como critério de promoção;
responsabilidades: qual é a hierarquia da empresa? Onde começam os direitos e deveres de cada um? É importante saber a resposta para essas questões;
perfil técnico e comportamental: para um processo de contratação alinhado ao plano de cargos e salários, o RH deve entender exatamente o que gestão necessita em cada cargo.
Viu como as coisas vão se desenhando e já agregam uma perspectiva mais sólida para avaliar os talentos internos e os futuros colaboradores da empresa?
3. Comunicação
Outro grande motivo de estresse no trabalho é a ausência de uma comunicação fluída entre a gestão e os colaboradores. E é aí que o plano de cargos e salários entra em cena.
Leia também: Comunicação Organizacional e Empresarial.
Faça dessa novidade um motivo para reunir todos e explicar a mudança na empresa. Engaje os profissionais e mostre a eles os benefícios que todos podem colher com essa prática. Assim, todos também podem se organizar para iniciar uma trajetória elogiosa na empresa. Cientes de onde, quando e como podem crescer ali.
O que se atentar ao montar um plano?
Por fim, tenha em vista algumas questões que podem influenciar positiva e negativamente na elaboração e manutenção do seu plano de cargos e salários, como:
relatividade interna: os parâmetros são estabelecidos de acordo com as responsabilidades e qualificações de cada função;
situação de mercado: não dá para se enganar — e aos colaboradores — prometendo a lua e as estrelas se, em curto e médio prazo, o mercado não corrobora com projeções otimistas;
orçamento da empresa: use o plano de cargos e salários para equilibrar as finanças, e não estourá-las. Planeje com consciência e responsabilidade.
Tendo em perspectiva esses pontos-chave, o seu plano de cargos e salários tem tudo para ser um divisor de águas na empresa. Primeiro, para o seu desenvolvimento e também o de todos os seus colaboradores. Vale destacar que todas as etapas acima descritas devem ser flexíveis. O modelo engessado não cabe mais em empresa nenhuma.
Conclusão
Um dos grandes desafios ou problemas das empresa atualmente é alinhar o perfil do(a) candidato(a) ao perfil do cargo a ser preenchido. A RHEIS Consulting possui tecnologia e métodos bastantes assertivos que tem ajudado empresas a entenderem os perfis dos candidatos versus as vagas a serem preenchidas. Consulte-nos.
Leia também: O que é Fit Cultural.
Sugestão de Livros:
Administração De Cargos E Salários - Carreiras E Remuneração - 20ª Edição (Benedito Rodrigues Pontes);
Administração de Cargos e Salários (Luiz Paschoal);
Remuneração, benefícios e relações de trabalho: Como Reter Talentos na Organização (Idalberto Chiavenato);
Remuneração - Cargos e Salários ou Competências? (Romeu Huczok, Rogério Leme).
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