O 5W2H é uma técnica de administração e gestão de projetos muito utilizada pela simplicidade de seu modelo, aliado ao poder de gerar clareza dentro de um planejamento.
Sua origem é das primeiras iniciativas do movimento de qualidade total do Japão, e rapidamente se espalhou pelo ocidente devido a sua aplicabilidade, especialmente em momentos de elaboração de planejamento estratégico.
Sugerimos aplicar a ferramenta 5W2H após a utilização da ferramenta Meta SMART.
O seu nome na verdade é uma abreviação de 7 termos do inglês que geram reflexões inteligentes sobre o andamento de qualquer projeto, estes termos são:
Cada termo da ferramenta se torna uma pergunta, e adiciona uma camada extra de clareza para a execução de cada etapa do projeto, e no processo de coaching funciona exatamente da mesma forma, trazendo maior clareza para cada etapa do planejamento.
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Como aplicar o 5W2H?
Apesar do nome bastante complicado, a aplicação é simples e direta, e quase autoexplicativa, mas nós vamos repassar cada pergunta do método para aprofundar melhor na sua aplicação.
What = O que será feito? A primeira pergunta pede a definição clara da etapa do planejamento que está sendo desenhada. Esta pergunta indica que a sequência deve ser realizada para cada etapa do projeto, construindo um planejamento bastante específico e detalhado.
Why = Por que será feito? Esta pergunta exige um nível a mais de aprofundamento, que ajuda a trazer clareza e definir a motivação da tarefa. Isso ajuda a repensar se a tarefa realmente tem uma motivação pertinente para o projeto, e também para o momento de sua execução, garantindo que o valor conceitual da etapa se mantenha claro.
Where = Onde será feito? Define a localização de realização da etapa, implicando inclusive em definir se esta realização exige algum lugar específico, que pode demandar mais recursos ou planejamento.
When = Quando? Define um prazo claro e específico para a realização da etapa, e caso exista algum motivo mais específico sobre a escolha da data, também pode ser acrescentado neste momento.
Who = Por quem será feito? Definir quem fará a tarefa implica em assumir a completa responsabilidade pela execução, ou a necessidade de acessar outras pessoas.
How = Como será feito? O como define como a ação da etapa acontece, e quais métodos podem ser utilizados.
How much = Quanto vai custar? Custo da realização da etapa, pois alguns momentos do planejamento podem exigir recursos financeiros para a realização, e na aplicação de coaching, a necessidade financeira pode se tornar uma etapa anterior no planejamento.
Quais os Benefícios da aplicação do 5W2H?
Os grandes benefícios desta ferramenta de gestão de projetos 5W2H estão em gerar clareza de cada etapa do planejamento para todos os envolvidos. O projeto é constituído de uma série de tarefas organizadas para gerar um resultado, e o maior erro da maioria das pessoas em executar um projeto de vida é acreditar que um projeto deve ser tratado como uma tarefa.
Detalhar cada etapa, entender o seu funcionamento e seguir um fluxo lógico de execução, onde cada realização complementa a próxima realização é um dos grandes segredos desta técnica.
A ferramenta 5W2H é uma excelente maneira de garantir que todas as tarefas da execução do plano façam sentido, e pode ser aplicada em várias áreas, tanto pessoal quanto profissional, não importando a densidade ou complexidade do projeto – o objetivo é justamente de fragmentar e detalhar cada etapa.
Praticamente é obrigatório a utilização dessa ferramenta para serviços de consultoria, coach, gestores de projetos, líderes etc.
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A RHEIS Consulting em seus processos utiliza muito esta ferramenta, em sessões de coaching, planejamento estratégico e desenvolvimento pessoal; por isso compartilhamos com você esta ótima solução para o seu negócio, experimente.
Faça o download da aplicação desta ferramenta para sua melhor compreensão:
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