Gestão da Mudança: Como Adaptar e Evoluir em Cenários Diversos

Antes de entrarmos no assunto, queremos conceituar a palavra Mudança.

Mudança ou transformação pressupõe uma alteração de um estado, modelo ou situação anterior, para um estado, modelo ou situação futura, por razões inesperadas e incontroláveis, ou por razões planejadas e premeditadas.

Mudar envolve, necessariamente, capacidade de compreensão e adoção de práticas que concretizem o desejo de transformação. Isto é, para que a mudança aconteça, as pessoas precisam estar sensibilizadas por ela.

Para que haja uma verdadeira mudança é preciso que o processo aconteça de dentro para fora, ou seja, a mudança requer que se conheça a razão de mudar, exigindo-se conhecer o que se quer mudar. O processo de autoconhecimento lhe ajudará em suas mudanças, tanto profissional quanto pessoal.

Mudança Organizacional

A Mudança Organizacional aparece tanto no processo em que uma empresa ou qualquer organização muda seus métodos operacionais, tecnologias, estrutura organizacional, estratégia inteira ou diferentes abordagens, bem como os impactos que essas mudanças têm sobre ela.

A mudança organizacional geralmente ocorre em resposta a – ou como resultado de – pressões internas ou externas. Trata-se de rever e alterar estrutura, forma de gestão, estratégia e pessoas.

Para se manter competitiva e não ficar para trás, uma empresa precisa buscar maneiras de melhorar seus processos. Isso inclui operar de forma mais eficiente e buscar soluções para reduzir custos, sempre com o objetivo de ser mais econômica e ágil, superando a concorrência e se adaptando às mudanças do mercado.

As organizações estão mudando como nunca antes. Algumas dessas mudanças devem ser realizadas durante um período prolongado; mas a mudança organizacional pode ser provocada por alguma força motriz importante, por exemplo:

• Uma crise de relações públicas;

• Uma mudança súbita nos mercados;

• Uma redução drástica de lucros;

• Não atingimento de metas;

• Melhorar processos e resultados;

• Mudança de presidente, diretor, gerente;

• Ganhar competitividade;

• Aumentar a produtividade;

• Dar melhores condições de trabalho aos funcionários;

• Permanecer atualizada no mercado;

• Atender às necessidades do consumidor;

• Seguir as tendências de consumo;

• Pandemias, guerras ou revoluções;

• Etc.

O assunto da mudança organizacional alcançou proporções grandes, e aparentemente, há uma explosão de literatura sobre o tema e também uma explosão de acompanhamento na quantidade de consultores que oferecem serviços nesta área.

O que é Gestão de Mudanças?

Gestão de mudanças é a disciplina que guia uma organização a se preparar, se equipar e auxiliar indivíduos a adotar mudanças com sucesso em direção aos resultados para a organização.

Este tipo de gestão possui o enfoque na necessidade de constante adaptação das organizações contemporâneas; pois, são dotadas de padrões, modelos ou paradigmas que fazem parte de sua cultura organizacional, esses padrões são comuns e regem o comportamento das pessoas, resultando muitas vezes no estabelecimento de culturas burocráticas e funcionais, as quais exigem uma atitude inovadora e eficiente.

A intensidade e a volatilidade das pressões internas e externas impõem esses desafios para as empresas, fomentando a necessidade real da mudança e assim, a quebra de paradigmas.

O que motiva realmente uma mudança organizacional?

Os drivers de mudança de uma organização incluem:

1. O clima econômico

O clima econômico refere-se às condições gerais da economia, afetando diretamente as organizações. Durante uma recessão, por exemplo, uma empresa pode precisar demitir funcionários, o que resulta em uma reestruturação organizacional. Além disso, uma queda nas vendas pode gerar a necessidade de ajustes para sustentar a viabilidade do negócio. Para os funcionários, é fundamental adotar práticas eficientes, como reduzir desperdícios e sugerir alternativas para minimizar custos. Já para os líderes, compreender a situação econômica, comunicar claramente com a equipe e buscar soluções de forma colaborativa e assertiva é essencial para superar esses desafios.

2. Fusão

Uma fusão ou aquisição provoca uma reorganização profunda, afetando desde a estrutura até a cultura organizacional. A cultura corporativa, composta pelos valores e comportamentos internos da empresa, também sofre modificações significativas. Para os funcionários da empresa adquirida, isso pode gerar insegurança e sentimentos variados, como alívio ou medo. Nesse cenário, é essencial que o funcionário se concentre no trabalho e evite especulações. Já o líder deve se preparar para as mudanças, estudando a nova empresa e mantendo a equipe informada e motivada.

3. Exigência e comportamento do consumidor

Uma fusão ou aquisição implica uma reorganização significativa dentro da empresa, afetando desde a cultura organizacional até os cargos e setores. A fusão altera a cultura interna, que envolve valores e comportamentos, e pode causar incertezas nos funcionários, que podem se sentir tanto aliviados quanto inseguros. Para os funcionários, é importante evitar fofocas, buscar entender a nova empresa e manter o bom desempenho. Já os líderes devem estudar a empresa compradora, identificar lacunas, planejar soluções e manter a equipe bem informada e motivada.

Leia mais: O que é Economia Comportamental e seu impacto nos Negócios

4. Novas tecnologias

Os novos sistemas e dispositivos de alta tecnologia transformaram a forma como as empresas realizam seus negócios e se relacionam com o mercado. Modelos como colaboração virtual e terceirização são viáveis graças à alta velocidade das comunicações de rede. Sem essas inovações tecnológicas, as empresas ainda dependeriam de processos manuais e ineficientes, desperdiçando tempo e recursos consideráveis na distribuição de informações e tarefas.

5. O mercado competitivo

O mercado é agressivo e demanda mudanças rápidas para atendê-lo. Quando as empresas enfrentam novas leis ou regras impostas pelas autoridades reguladoras relevantes, elas precisam fazer duas coisas diferentes:

1. Cumprir a lei

2. Adapte-se para que eles continuem a prosperar.

Tipos de mudança organizacional

Abaixo estão alguns dos tipos usuais de mudança organizacional. Tenha em mente que há poucas ou significativas sobreposições entre elas:

1. Mudança de Missão e Estratégia

A mudança de missão e estratégia está diretamente relacionada aos objetivos e metas de uma organização, bem como à maneira como ela planeja alcançá-los. Alterações nesse campo afetam todas as áreas do negócio, pois a missão e a estratégia influenciam as operações da empresa como um todo. Mudanças em políticas e acordos legais podem ser impopulares entre clientes e colaboradores, e até mesmo pequenas modificações nesse aspecto podem ter um impacto significativo na organização.

2. Estrutura organizacional

A estrutura organizacional refere-se à hierarquia dentro de uma empresa, determinando as funções, divisões e responsabilidades de cada área. Quando duas empresas se fundem, há mudanças significativas na estrutura, que podem envolver desde ajustes pequenos até a reconfiguração de toda a organização. Em alguns casos, pode-se criar novas equipes, alterando a dinâmica interna e exigindo ajustes no modo de trabalho e nas interações entre os colaboradores.

3. Processos

O termo "processos" se refere a um conjunto de tarefas interligadas que têm como objetivo final entregar um produto ou serviço ao consumidor. Durante mudanças organizacionais, esses processos são frequentemente ajustados ou modificados para melhorar a eficiência ou se adaptar às novas direções da empresa. Em algumas organizações, a revisão ou atualização de processos acontece de maneira contínua, buscando sempre otimizar a operação e alcançar melhores resultados.

4. Pessoal

Refere-se aos colaboradores ou recursos humanos de uma organização, que desempenham um papel fundamental na construção da cultura empresarial. A cultura é composta pelas crenças, valores e atitudes que moldam o comportamento dentro da empresa e orientam suas práticas. Alterações nessas áreas podem afetar profundamente a organização como um todo, impactando fatores como produtividade, conformidade e inovação, além de influenciar o clima organizacional e a capacidade de adaptação às mudanças do mercado.

5. Tecnologia

A tecnologia é essencial para a operação de quase todas as empresas hoje em dia. Alterações em sua infraestrutura, como atualizações de sistemas, automação, hardware e aplicativos, podem impactar diretamente as atividades empresariais. Um exemplo disso é a implementação de sistemas ERP, que integram diferentes funções da empresa e podem melhorar a eficiência operacional. Tais mudanças podem transformar significativamente os processos internos e a forma como a empresa interage com o mercado.

Por que a mudança pode ser difícil de realizar?

Os fracassos, na maioria dos casos, a falha ocorre na fase de execução. Isso se deve principalmente à comunicação quebrada ou inadequada.

O diretor executivo da Robert Half Management Resources, Tim Hird, explicou:

“Seja grande ou incremental, muitas empresas estão iniciando mudanças, desde transformar seus modelos de negócios até atualizar sistemas de negócios e buscar estratégias para melhorar a produtividade. Embora a mudança não seja fácil para uma empresa, é ainda mais difícil para os funcionários.”

A mudança pode ser difícil para você e seu cliente alcançarem por vários motivos:

• As pessoas têm medo do desconhecido. Eles transmitem sua ansiedade por caminhos diretos, como reclamar sobre os planos de mudança. Ou, eles transmitem seu medo indiretamente, como um exemplo, chegando às reuniões sem realizar ações acordadas.

• As pessoas acreditam que as coisas estão bem. Isso pode ocorrer se os executivos da empresa não tiverem comunicado adequadamente a necessidade da mudança. Esta situação ocorre frequentemente se os esforços anteriores de mudança não tiveram êxito e não foram admitidos aos funcionários.

• As pessoas duvidam que existam formas de fazer mudanças bem-sucedidas. Eles podem ter lido publicações nas quais os escritores afirmam que a maioria dos esforços de mudança organizacional falha.

• A mudança às vezes vai contra os valores mantidos pelo negócio, por exemplo, a empresa precisa maximizar ganhos em relação a contribuir para sua comunidade. Essa situação não é incomum, especialmente em organizações sem fins lucrativos.

• A mudança organizacional geralmente leva mais tempo para ser alcançada do que a maioria das pessoas esperavam.

• Os principais líderes partem da organização. Especialmente em organizações ou organizações com fundos muito limitados, os líderes podem não acreditar que estão recebendo valor suficiente pelo que estão investindo no negócio. Eles podem concluir que é melhor simplesmente sair. Ou, a mudança pode não estar indo como esperado, e também os líderes são convidados a sair.

• Os participantes não entendem a natureza da mudança proposta e reagem negativamente a ela.

Gestão da Mudança Individual

Para que aconteça a mudança organizacional, e necessário que ocorra no mesmo tempo a mudança individual, e a empresa, líderes e RH devem estar atentos a isto. Mesmo que seja uma reação psicológica e fisiológica humana natural resistir às mudanças, nós somos criaturas bem resilientes.

Quando temos apoio em tempos de mudança, nós podemos ser maravilhosamente adaptáveis. A gestão de mudanças individual requer compreender como as pessoas experimentam modificações e o que precisam mudar.

Também requer saber o que fará com que pessoas façam essa transição com sucesso: quais mensagens elas precisam ouvir e de quem, qual o melhor momento de ensinar alguém uma nova habilidade, como instruir elas a mostrarem novos comportamentos e como fazer para essas mudanças “grudarem” no trabalho de alguém.

Esse processo parece adequado para organizar e descrever diretrizes gerais sobre o gerenciamento de mudanças. Seja qual for a versão escolhida para guiar a mudança organizacional, essa versão deve incluir vários itens, dentre eles citaremos alguns:

1. Criação de um comitê para a mudança na organização, e o desenvolvimento de estratégias para superar a resistência à mudança. Sugestão: Use a curva de Kubler-Ross (falaremos com mais detalhes adiante);

2. Converse com todos! Comunique todos os níveis. Confie em seus funcionários – permita que eles detalhem metas de mudança de alto nível em suas perspectivas e necessidades. Deixe-os contribuir em ações, processos e procedimentos. Aloque recursos necessários.

3. Tenha um cronograma realista:

• Não subestime o esforço:

• Não aceite direção forçada, pense antes!
  

4. Ofereça sua assistência e orientação em qualquer nível

• Ajude com assistência e aconselhamento;

• Explicar restrições que não podem ser negociadas;

• Elimine impedimentos;

• Não desperdice o tempo das pessoas!
  

5. Crie visões comuns valorizando a opinião das pessoas:

• Respeite e valorize a visão pessoal de seu trabalhador: as Visões Pessoais definem identidade pessoal, atitudes, comportamentos, empatias e resistências.

• Use visões pessoais para criar visões compartilhadas.

• Visões compartilhadas criam identidade coletiva.

• Avalie os objetivos da mudança com as visões individuais do funcionário.

• Identifique resistência e bloqueadores o mais rápido possível.
  

6. Garanta que os funcionários confiem e se tornem confiáveis:

• Uma organização sempre deve ter a confiança de seus próprios funcionários. Porque os funcionários confiam neles!

• Envolva aqueles que têm necessidades.

• Mostre atividades de melhoria em todos os níveis operacionais de forma transparente.

• Alinhe e engaje a mudança com o negócio.

• Motive transmitindo confiança.

• Permita erros.
  

7. Seja sempre transparente em todos os níveis:

• Comprove a transparência, tanto quanto possível

• Mostre o progresso / resultados da mudança.

• Comunique a vitória, problemas e falhas.

• Torne todos os dados altamente disponíveis (quadro branco em um local de destaque).

• Envolva funcionários de todos os níveis no detalhamento de metas de alto nível para a mudança.

• Estabeleça ciclos de feedback e fóruns de discussão.
  

8. Esforce-se pelo Compromisso Mútuo:

• Você não consegue compromisso dando apenas com ordens de cima para baixo.

• É uma moeda de dois lados: caso você não esteja comprometido, não terá compromisso.

• Construa compromisso com: Confiança e Transparência em ambos os lados de forma consistente; Motivação (em nível individual, de equipe e de departamento / gerência) e mostrando a todos benefícios e valores pessoais.
  

9. Comunique-se! Comunicar! Comunicar!

• Compartilhe: histórias de sucesso, além de contos sobre falhas.

• Restrições, objetivos, recursos e intenções. Motivação e vantagens.

• Linhas de tempo e horários.
  

10. Produza impacto em todos os níveis: Espalhe pela organização que sua grama é mais verde – use o efeito dominó:

• “Permita que eu combine seu time!”;

• Dê aos trabalhadores espaço para feedback;

• Deixe os trabalhadores experimentarem benefícios da melhoria pessoalmente;

• Elogie;

• Recompense dando responsabilidades ou status – cuidado ao recompensar em dinheiro.
  

As cinco Fases da Mudança (Kübler-Ross)

Elisabeth Kübler-Ross, M.D. (8 de julho de 1926 — 24 de agosto de 2004) foi uma psiquiatra que nasceu na Suíça. Ela é a autora do livro On Death and Dying, no qual ela apresenta o conhecido Modelo de Kübler-Ross. Após uma série de derrames cerebrais, Elisabeth faleceu aos 78 anos em Scottsdale, Arizona. Em 2007 ela foi eleita para o National Women's Hall of Fame dos Estados Unidos.

Segue abaixo um modelo da curva de mudança de Kübler-Ross:

Fase 1 - Choque e Negação:

É a primeira etapa no modelo e pode ter curta duração. Esta é uma fase em que um mecanismo de defesa temporário é acionado e faz com que algumas notícias levem um certo tempo para processar. Esse mecanismo é acionado quando recebemos algumas notícias específicas de uma realidade perturbadora. Nesta fase a pessoa pode não querer acreditar no que está acontecendo com ela. Isso pode provocar uma diminuição na produtividade e a capacidade de pensar e agir. Após o choque inicial passar, pode-se experimentar negação e a pessoa pode permanecer focada no passado. Algumas pessoas tendem a permanecer no estado de negação por um tempo maior e podem perder o contato com a realidade.

Como intervir nessa fase: O choque pode trazer imobilização. Opções simples de avanço nessa fase é falar, escrever, caminhar, correr ou sentir (frio e quente). Para a negação é preciso fazer com que a pessoa saia da dor. Para isso trazer a percepção sobre si mesmo e o contexto pode ajudar. Nas sessões fazemos exercícios de posições perceptivas ou a linha do tempo, contextualizado a situação.

Fase 2 - Raiva ou Frustração

Quando a realização finalmente atinge, e alguém entende a gravidade da situação, pode ficar bravo e pode buscar culpados. A raiva pode ser manifestada ou expressa de muitas maneiras. Pode se direcionar a raiva a si mesmo ou para outros à sua volta. Enquanto alguns podem manifestar a raiva de forma geral, outros podem culpar a economia. Alguns tendem a permanecer irritados, frustrados e com alguma agressividade durante esta fase.

Como intervir nessa fase: Dar vazão a raiva em um ambiente controlado. Expressão e resgate do autocontrole são muito importantes aqui.

Fase 3 - Barganha/Negociando

Quando o estágio da raiva desaparecer, pode-se começar a pensar em maneiras de adiar o inevitável e tentar descobrir o melhor que resta na situação. Aqueles que não são confrontados pela morte, mas por outro trauma, podem tentar negociar a situação e chegar a um ponto de compromisso (nunca mais faço isso, ou aquilo, por exemplo). A negociação pode ajudar a chegar a uma solução sustentável e pode trazer algum alívio para aqueles que se aproximam do que desejam evitar. A busca de um resultado diferente ou menos traumático pode permanecer durante um tempo neste estágio.

Como intervir nessa fase: Perguntas de superação, suporte, provocar o senso de realidade são ações extremamente importante para superação dessa fase.

Fase 4 - Depressão

A depressão é um estágio em que a pessoa tende a sentir tristeza, medo, arrependimento, culpa e outras emoções negativas. Nesta fase é preciso cuidado para não se desistir completamente de tudo. Nesta fase pode se ter a impressão de chegar a um beco sem saída. Pode-se mostrar sinais de cansaço, reclusão, afastar-se dos amigos e excitação por qualquer coisa que aconteça em sua vida. Isso pode parecer o ponto mais baixo da Curva da Mudança (e é sempre um motivo de preocupação), sem nenhum caminho a seguir. Alguns sinais comuns de depressão incluem tristeza, baixa energia, sensação de desmotivação, perda de confiança.

Como intervir nessa fase: Resgate da autoestima, autoconfiança, do papel social e da assertividade.

Fase 5 - Teste e aceitação

Nesta fase após passar por toda a curva, as pessoas percebem que lutar contra a mudança que está entrando em sua vida não vai fazer a dor desaparecer, elas renunciam à situação e aceitam completamente. A atitude resignada pode não ser a luz no fim do túnel, mas é aquela em que a pessoa pode parar de resistir à mudança e avançar com ela. Começam então os testes e as experimentações testado novas alternativas que a levam direto para a aceitação.

Como intervir nessa fase: Elevar a autoestima, receber oportunidades e ressignificar o processo são as ações necessárias nessa fase. Perguntas de superação, suporte, provocar o senso de realidade são ações extremamente importante para superação dessa fase.

Considerações Finais

Tenha em mente que as mudanças nas empresas inevitavelmente ocorrerão, e você, independentemente de ser parte da liderança ou não, tem responsabilidades e ações que podem ajudar não somente a empresa, mas você também nesta jornada.

A Pandemia acelerou os processos de mudanças não somente nas organizações, mas também na economia; relacionamentos amorosos; família; amizades etc.

1. Condições para uma mudança de sucesso – nota mental

Garanta que seu programa de mudança será um SUCCESS, acróstico de sucesso em português, seguindo os princípios abaixo:

• Shared vision (visão compartilhada).

• Understand the organisation (entendimento da organização).

• Cultural alignment (alinhamento cultural).

• Communication (comunicação).

• Experienced help where necessary (ajuda experiente onde for necessário).

• Strong leadership (liderança forte).

• Stakeholder buy-in (participação das partes envolvidas).

Por fim, entender o quanto as mudanças irão impactar na sua vida pessoal e profissional e se você está pronto para se adaptar a elas, a partir de hoje será ainda mais de suma importância. A RHEIS Consulting possui soluções que podem lhe ajudar na Gestão de Mudanças. Consulte-nos.

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Sugestão de Livros:

• Liderando mudanças: transformando empresas com a força das emoções (John P. Kotter);

• Organizações exponenciais (Michael S. Malone, Salim Ismail, Yuri Van Geest);

• Reinventando as Organizações: Um Guia Para Criar Organizações Inspiradas no Próximo Estágio da Consciência Humana (Frederic Laloux);

• Comportamento Organizacional (Stephen P. Robbins, Timothy A. Judge);

• O coração da mudança: transformando empresas com a força das emoções (John P. Kotter, Dan Cohen);

• Gestão de Mudanças Organizacionais na Prática (Lorena Peixoto, Marcia Rua);

• Gestão da Mudança e Cultura Organizacional - FGV Management (Alexandre Alberto Leite De Oliveira, Mara Cesário Pereira Beckert, Sílvio Luiz Johann, Vera Susana Lassance Moreira);

• Gerenciando mudanças nas organizações: Um guia de práticas (PMI - Project Management Institute);

• O estilo startup: Como as empresas modernas usam o empreendedorismo para transformar sua cultura e impulsionar seu crescimento (Eric Ries);

• Gestão de Mudanças em Abordagens ágeis: HCMBOK to Agile (Gino Terentim, Vicente Gonçalves);

• Empresas feitas para vencer (Jim Collins);

• A organização dirigida por valores (Richard Barret);

• Comportamento Organizacional - A Dinâmica do Sucesso das Organizações (Idalberto Chiavenato).