Sistema ERP ou Enterprise Resource Planning, é uma ferramenta de gestão empresarial que centraliza informações e processos de várias áreas da empresa, permitindo um controle integrado a partir de uma única plataforma. Em conjunto, automatiza a execução de atividades e amplia a acessibilidade aos dados.
A partir dos dados que são armazenados pelo software, são feitos diversos diagnósticos aprofundados a respeito das medidas que seriam necessárias para aumentar a produtividade e reduzir os gastos.
Graças à praticidade do uso e aos benefícios que o sistema ERP traz para o dia a dia, diversos gestores já estão usando a tecnologia para aumentar a eficiência do próprio negócio.
Com a integração que proporciona, diferentes setores da empresa podem se comunicar de forma mais rápida e objetiva. Sabendo que um dos maiores problemas em empresas é a falta de clareza na comunicação, implantar um sistema ERP é a solução para oferecer mais suporte na tomada de decisão, contribuindo para o crescimento e a rentabilidade do negócio.
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Qual a função do ERP
Basicamente, sua função é auxiliar os gestores a melhorarem os processos dentro das empresas, a partir da integração das funções de diversas áreas, entre elas:
Faturamento: os resultados da empresa passam a ficar atrelados ao sistema que, de forma automática, sincroniza entradas e saídas de capital;
Financeiro: conta com controle e fluxo de caixa automatizados.
Compras: auxilia na organização de compras de produtos ou matéria prima de fornecedores, evitando despesas relacionadas a falta ou excesso de estoque.
Estoque: controle e giro de estoque integrados;
Gestão de Vendas: organização e gerência das vendas, acompanhando de perto a jornada de compra do cliente;
Integração com e-commerces: fazer a integração com centenas de plataformas de e-commerce e marketplaces, gerenciando a sua loja virtual com organização e facilidade;
Cadastro de clientes e fornecedores: em um único sistema é possível cadastrar clientes e fornecedores, interligando as informações para emissão de notas fiscais e boletos bancários;
Fiscal: emissão de notas fiscais e envio de documentos ao cliente com o preenchimento do setup apenas no cadastro inicial.
Em suma, a função do sistema ERP é integrar todas as áreas da empresa, facilitar a execução e o gerenciamento das informações e dados do negócio, oferecendo informações suficientes para a tomada de decisão e otimização de processos, ampliando a rapidez na execução de boas práticas e implementação de melhorias.
Os benefícios do ERP para uma empresa
Como visto, um sistema de ERP acumula múltiplas funções. Em qualquer tipo de negócio, vários segmentos são responsáveis pelas mais variadas espécies de tarefas: Financeiro, marketing, jurídico, vendas, operacional, recursos humanos, contabilidade, atendimento ao cliente etc.
O ERP se encaixa para empresas de diversos tamanhos, de micro a grandes negócios, de segmentos variados, e no e-commerce ou loja física. Negócios online e também operações híbridas têm muito a se beneficiar com as integrações que o sistema oferece, já que unifica processos básicos de gestão e converte maior organização para o negócio.
Por isso, todas as informações precisam circular de maneira ágil e à prova de falhas. Quando essa troca é feita por mãos humanas, a chance é grande de haver demora e erros.
Graças à tecnologia da informação (TI), é possível minimizar os problemas. Mas como ela pode impactar diretamente o negócio? É o que vamos saber a seguir ao observar as principais vantagens ao implementar um ERP.
1. Redução de custos
Os colaboradores de uma empresa são muito importantes. No entanto, errar é humano. Quando falamos em termos corporativos, falhas são sinônimo de custos, geram atrasos, problemas e retrabalho. Um sistema de gestão de ERP minimiza os riscos de perder dinheiro. Além, é claro, de ser muito mais barato que a contratação de um profissional específico para cada área. Evita-se, assim, o desperdício de matérias-primas e possíveis adversidades relacionadas à performance.
2. Ganho em produtividade
Imagine o quanto o setor financeiro demoraria para computar custos, calcular impostos e emitir notas fiscais da maneira tradicional. Além da espera pelo recebimento dos dados anotados à mão ou transferidos via ferramentas de comunicação, ainda teriam que processá-los. Isso leva tempo. No mundo dos negócios, esse é um ativo valioso.
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Mas quando os processos são automáticos, as operações são realizadas em poucos instantes. Assim, há um ganho em produtividade, já que os profissionais envolvidos no processo podem dedicar as horas ganhas a outras tarefas.
3. Diminuição de prazo de entrega
Em uma relação comercial, tanto empresa quanto cliente querem agilidade. A velocidade com a qual produtos entram, saem e são entregues ao comprador faz toda a diferença. Um software de ERP é o mecanismo ideal para gerenciar estoques, entregas e transferências. Isso garante um menor prazo para finalização da negociação e organização da logística.
3. Eficiência de processos
Que atire a primeira pedra aquele que nunca teve problemas com estocagem. Falta de produtos, atrasos na entrega da carga, matéria-prima sobressalente… Esses problemas são gerenciáveis por meio de um ERP. Tanto a produção quanto o controle tornam-se tarefas simples que podem ser ajustadas e melhoradas através de um simples clique.
4. Eficácia da gestão de impostos
Pagar impostos traz muitas dores de cabeça para empreendedores. Há diferentes cálculos que precisam ser realizados em situações variadas. No entanto, os ERPs funcionam melhor que remédio. Toda essa dificuldade é facilmente superada quando todo o processo é realizado de maneira simples e automatizada.
5. Segurança
Os dados da sua empresa valem ouro. Ao caírem em mãos erradas, podem gerar vantagens competitivas para concorrentes e prejudicar seriamente a sua saúde financeira. Por isso, é preciso que eles estejam em um local seguro. Os softwares de ERP funcionam como um cofre digital, evitando a invasão de informações, fraudes e extravios. Em alguns casos, eles ficam armazenados em nuvem, o que torna ainda mais difícil a apropriação, já que são criptografados.
6. Competitividade
Os processos e dados armazenados em um ERP impactam diretamente na competitividade do negócio. Aqui, não há muito mistério. Com o aumento da produtividade e agilidade, o fluxo de tarefas torna-se mais fluido. Assim, recursos como tempo e dinheiro podem ser investidos em outras atividades.
Como escolher o melhor ERP para a sua empresa?
Você, provavelmente, já entendeu a importância de um ERP para a sua empresa. Mas isso não significa que você saiba exatamente como escolher o melhor entre tantas opções disponíveis no mercado, não é mesmo? Então, a seguir, veja algumas dicas para tomar a melhor decisão.
1. Entenda as necessidades da sua empresa
A primeira ação a ser realizada para considerar o melhor ERP para o seu negócio é realizar um prognóstico de necessidades. Ao colocá-las no papel, você será capaz de se preparar para saná-las. Comece elencando os pontos fortes e, principalmente, os fracos da sua empresa.
Faça uma observação precisa sobre cada setor, converse com os colaboradores e observe os indicadores de desempenho. Com esse documento em mãos, mais uma vez faça uma lista de prioridades. Assim, é possível saber exatamente quais são as prioridades a serem consideradas na contratação ou compra de um ERP.
2. Escolha um ERP aderente à realidade do seu negócio
É preciso ter em mente que, como qualquer outro produto, existem ferramentas caras e baratas. Muitas delas são voltadas a grandes multinacionais com centenas ou milhares de funcionários.
Outras são mais práticas para pequenos e médios negócios. Certifique-se de que ela contenha somente os recursos que você considera necessários para a sua empresa. Afinal, você não quer desperdiçar dinheiro, não é mesmo? Então, faça o seu dever de casa. Pesquise as muitas ferramentas disponíveis e alinhe suas funcionalidades às suas urgências reais.
3. Avalie a reputação do fornecedor
Utilize a internet a seu favor para escolher o melhor ERP. Certamente, outros utilizadores divulgaram sua opinião sobre o produto adquirido. Nesse caso, escaneie o site oficial, as redes sociais e outros canais de comunicação da empresa.
Informações acerca de preço, qualidade e suporte certamente são bem-vindas. Há, ainda, outras fontes, como o portal Reclame Aqui, que é uma plataforma voltada à defesa dos direitos do consumidor.
Lá, você terá avaliações sobre a plataforma e pode conhecer alguns dos problemas mais comuns encontrados pelos consumidores. Além disso, as respostas da empresa contam muito. Observe atentamente qual é o tratamento dado a quem utilizou o programa, pois você provavelmente receberá o mesmo tipo de retorno.
4. Entenda o escopo de serviço que é oferecido
Por fim, é recomendada uma varredura acerca de tudo que o serviço traz ao cliente. Você pode se surpreender e até mesmo encontrar funcionalidades que até então desconhecia, mas que certamente virão a calhar.
Se puder, entre em contato com um consultor da empresa e peça para que ele explique cada um dos processos. Alguns ERPs são adquiridos no formato de assinatura. Nesse caso, deve haver uma equipe de suporte responsável pela satisfação de seus clientes. Vale a pena, inclusive, verificar como é a preparação e a disposição desse serviço.
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Os melhores ERPs do mercado
Agora que você conheceu tudo sobre esse tipo de sistema, deve estar ansioso para saber quais são os melhores ERPs do mercado, certo? Acesse nossa página Rheis Connecting e tenha acesso aos melhores sistemas do mercado.
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