Popularizado pelo Dr. Williams Edwards Deming na década de 1950, o PDCA ou ciclo de Deming é uma metodologia para você alcançar a melhoria contínua de seus processos. Ele é um ciclo de feedback de 4 fases, onde você estabelece como o processo funciona, descobre como melhorá-lo e, finalmente, implementa as alterações. Como o PDCA pode ser usado? Para um novo projeto e como um modelo para melhoria contínua.
É útil em processos de trabalho repetidos ou para implementar mudanças. Também funciona bem na coleta e análise de dados, pois pode priorizar problemas.
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O que é PDCA?
É uma sigla que significa:
Plan ou planejar: Identifique qual é o problema e analise-o. Encontre o que é ineficaz no processo e desenvolva possíveis soluções. Envolve: Identificação do problema; Análise do fenômeno; Análise do processo e Plano de ação.
Do ou executar: Implemente a solução em pequena escala, para minimizar seu risco. Envolve: Como será a execução do que foi planejado.
Check ou verificar: Faça uma comparação do seu processo antigo com o novo. É mais eficiente? Você estava certo sobre seu problema? Envolve: Verificação e controle do que foi planejado e o que será executado.
Act ou agir: Se a solução foi útil, implemente-a em toda a empresa. Envolve: Se deu certo os processos anteriores e o agir e padronização dos processos.
Por que usá-lo?
O PDCA É uma excelente metodologia para você:
Solucionar problemas: Sempre que algo falha ou não está funcionando como deveria, ele pode ser usado como uma ferramenta de análise para descobrir falhas e encontrar uma solução;
Aprimorar processos: O fato de que algo esteja funcionando não significa que seja da melhor maneira possível. Você pode usar o PDCA como um meio de aperfeiçoamento.
Quais as vantagens?
Em um mercado cada vez mais competitivo, a busca pela excelência deve ser constante para que sua empresa e Recursos Humanos se destaquem no meio de tantas outras, gerando mais valor a ambos.
Para isso, o benefício do PDCA é fornecer uma melhoria contínua, porque funciona justamente de forma cíclica. Cada parte do seu projeto ou atividade passará pelo mesmo estágio várias vezes, garantindo que os erros possam ser corrigidos e adaptados às necessidades da empresa.
Em outras palavras: Ao repetir o ciclo, o planejamento pode dar certo ou não, mas nosso conhecimento fica mais rico e o processo, gerenciado na estrutura do PDCA e continuamente aprimorado. Ele também tem uma grande eficácia no desempenho de projetos, permitindo um planejamento melhor na hora que você desenvolver estratégias e proporcionando uma gerência de riscos menor e mais controlada.
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PDCA e sua Aplicação
1. Planejar
O primeiro passo é fazer uma imersão na própria empresa e no mercado do RH. Quais são as diretrizes atuais e passadas da organização e os resultado até aqui? Quais são as tendências da área?
Tendo essa base, você é capaz de ver quais são os problemas e começar a definir:
Quais objetivos pretende alcançar;
Qual caminho tomar;
Qual método você irá seguir para conquistá-los.
Identificação do problema:
Definir e reconhecer o problema e sua importância;
Analisar os dados;
Definir os indicadores de controle;
Estabelecer a meta com método.
Análise do Fenômeno:
Entender o que está causando o problema;
Mapear o processo e estudar todos os fatos e dados sobre o problema;
Obter os dados necessários para analisar as possíveis causas raízes, lembrando que a estratificação dos dados é fundamental. Exemplo: dados por dia, por hora, por turno, por letra, etc;
Tentar dividir o problema em problemas menores de mais fácil solução.
Análise do Processo:
Usar correlação, regressão e outras ferramentas para estabelecer relação de causa e efeito;
Elencar e priorizar as causas raízes principais;
Confirmar as causas raízes selecionadas.
Estabelecer contramedidas:
Definir os planos de ação para cada causa raiz identificada;
Sugestão: estabelecer quantos por cento o plano de ação proposto resolverá a causa raiz, pois isto é importante por dois motivos: primeiro, deixa todos os envolvidos confortáveis ou não com o que está sendo proposto; segundo, consegue realmente fazer as pessoas pensarem se o plano de ação é efetivo, ou se haverá a necessidade de algo a mais.
Em suma, no planejar, você: Identifica os problemas e processos atuais → Estipula metas → analisa o novo processo → propõe um plano de ação.
2. Executar ou Realizar
O próximo passo é colocar a mão na massa. Depois de encontrar a solução certa para um problema ou uma nova maneira de otimizar um processo, você deve implementar aquilo que foi acordado. Isso deve, no entanto, começar em pequena escala.
Você pode não saber com certeza se sua correção será bem-sucedida, e executá-la em toda a empresa de uma só vez é arriscado. Por isso, nesta etapa é fundamental:
Ter um time certo de pessoas para a execução e engajado;
Ter uma comunicação aberta e clara entre a equipe para garantir que os processos funcionem corretamente;
Seguir o que foi planejado à risca, sem alterações;
Ter um tempo determinado, um cronograma para implementar as ações.
Colocar os planos de ação em prática:
Implantar as contramedidas planejadas;
Acompanhar a execução das mesmas.
3. Verificar
Este será o passo para verificar se o que foi proposto está dando certo. Cheque e veja tudo o que foi planejado, documentando e realizando relatórios sobre aprendizados. Quais foram as rotinas, ferramentas e indicadores que fizeram a diferença?
Aqui, cabe comparar os novos dados com os antigos, sendo crucial ter olhar crítico. Isso porque, à primeira vista, sua solução pode funcionar como planejado e, no entanto, você só descobrir mais que ela só funciona a curto prazo.
Portanto, a menos que você tenha 100% de certeza de que a solução que está usando é a melhor opção, convém considerar outras possibilidades. Caso não tenha dado certo, comece tudo de novo a partir da fase "Planejar".
Avaliar a eficácia dos planos de ação:
Controlar os indicadores (de controle);
Caso as ações não melhorem os indicadores, estabelecer novas contramedidas.
4. Agir ou Atuar
Após obter os resultados, você saberá o que e onde deu errado. Hora de analisar os erros, corrigir as falhas, traçar ações novas para melhorar o processo e padronizar os acertos. Você pode finalmente começar a aplicar a solução em toda a empresa. O próximo será a medição dos resultados do PDCA que foi aplicado.
Leia também: Gestão de Pessoas.
Prevenir o reaparecimento do problema:
Padronizar as atividades;
Treinar todos os envolvidos.
Segue abaixo uma tabela do Método de Análise de Solução de Problemas (MASP) utilizando o PDCA segundo o professor Falconi em seu Livro "Gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia".
Existe também as variações de PDCA, que são o PDCL e o PDSA. A seguir estaremos falando sobre eles, confira!
PDCL: Aprendendo com a Experiência
Quando você aplica o PDCA na empresa, está aprendendo com as falhas e o processo de melhoria, correto? O ideal, inclusive, é registrar as mudanças, comparar o antes e o depois, para ter o histórico de evolução e também evitar que erros corrigidos se repitam no futuro.
Diante dessa percepção, a FNQ – Fundação Nacional da Qualidade, elaborou o modelo PDCL, onde o “agir” do PDCA é substituído pelo “aprender”. No caso de melhoria de processos, por exemplo, é altamente recomendável que você utilize esse Ciclo, afinal, você vai aprendendo quais são as melhores práticas para tornar os processos mais ágeis e eficientes.
Pode ser que uma mudança seja benéfica, mas pode ser que não. E aí você tem um aprendizado. Uma única mudança pode resolver todo o problema, mas pode ser necessário realizar muitas outras. Mais uma vez, você está aprendendo o que é melhor para sua organização.
PDSA: Estudar o Problema para Resolvê-lo
O PDSA, por sua vez, substitui o “checar” do PDCA pelo “estudar” (study). Essa abordagem é perfeita para empresas que precisam determinar a causa raiz de um defeito ou falha ou então determinar a melhor forma de aplicar um processo.
Uma indústria que esteja com alto percentual de produtos defeituosos pode usar o PDSA para encontrar a causa primordial do problema e assim aprender a resolver a questão em situações futuras, por exemplo.
Digamos que uma máquina, a cada 1000 horas de trabalho, comece a apresentar defeito em virtude da falta de lubrificação. Aplicando o PDSA, a equipe de qualidade tem condições de aprender quais as melhores práticas para manter a máquina em perfeito funcionamento.
Esse aprendizado permite que a empresa tenha estudos de caso que possam ser replicados para todos os funcionários e até apresentados a clientes a fim de melhorar a argumentação de vendas.
Em todos os casos, você está aplicando a melhoria contínua, mas focando naquilo que é mais importante. Resolver um problema imediato com o PDCA, aprender com sua experiência de resolução de um problema ou então estudar a fundo uma situação para poder melhorá-la continuamente.
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Sugestão de Livros:
O Verdadeiro Poder (Vicente Falconi Campos);
Qualidade Total - Padronização de Empresas (Vicente Falconi Campos);
Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia (Vicente Falconi Campos);
TQC: Controle da Qualidade Total no Estilo Japonês (Vicente Falconi Campos).
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