De acordo com o artigo 3º, inciso II da Lei da Assinatura Digital, uma assinatura eletrônica é definida como "dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar". Isso pode incluir senhas, ações específicas, combinações, versões digitalizadas, e assinaturas realizadas por meio de certificado digital.
Uma assinatura eletrônica é um método de autenticação digital que permite que uma pessoa assine documentos eletronicamente, substituindo a necessidade de uma assinatura manuscrita.
1. Tipos de Assinatura Eletrônica
Os tipos de assinatura eletrônica, conforme o artigo 4º da Lei, são classificados em ordem de complexidade:
Assinatura Eletrônica Simples: Permite identificar o signatário ou associar dados eletrônicos a ele. Exemplos incluem e-mails, senhas por telefone e identificação corporativa.
Assinatura Eletrônica Avançada: Vincula a identidade de uma pessoa à assinatura, utilizando certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outros meios aceitos pelas partes para comprovar a autoria e a integridade de documentos eletrônicos. Exemplos incluem biometria.
Assinatura Eletrônica Qualificada: Utiliza certificado digital ICP-Brasil, também conhecida como assinatura digital.
A assinatura eletrônica avançada deve obedecer a certos requisitos, como estar associada de maneira unívoca ao signatário, detectar modificações posteriores e ser operada exclusivamente pelo signatário com elevado nível de confiança.
2. Quais as vantagens da assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é muito benéfica para as organizações. De que o gestor pode usufruir ao utilizar esse recurso? Veja:
Rapidez: facilita a coleta de assinaturas em documentos, bastando 37 minutos, de acordo com estudo da LunarPen, de 2020.
Segurança: as medidas de segurança das assinaturas eletrônicas minimizam chances de acesso indevido, alteração e fraude.
Mobilidade: é possível assinar documento pelo celular, pois há plataformas de assinatura eletrônica que disponibilizam apps.
Menos burocracia: a assinatura eletrônica evita as idas e vindas do documento, dispensa o reconhecimento de firma e outras burocracias.
Melhor gestão da informação: com a possibilidade de assinar eletronicamente os documentos, é possível organizá-los de maneira compreensiva e facilitada.
Redução de custos: o mesmo estudo da LunarPen comprovou uma redução de custos de até 79% devido à economia com compras de papel, logística de contratos e cartas registradas, gestão de documentos etc.
Com tantas vantagens, é preciso adotar esse recurso o quanto antes, não é mesmo? Além disso, é importante saber como assinar um documento eletronicamente.
3. Como assinar um documento eletronicamente?
Para assinar um documento em um meio digital, o mais rápido e eficaz é utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica. Isso porque ela viabiliza a organização dos documentos, a configuração de requisitos e ordem de coleta de assinaturas, dentre outras funcionalidades.
Após escolher sua plataforma, basta fazer o upload do documento e preencher os campos necessários, como e-mail dos signatários. Você pode selecionar seu certificado digital, se for o caso. Após o signatário receber o e-mail, basta clicar no link enviado para assinar o documento de forma online.
4. Em quais setores é possível usar assinatura eletrônica e assinatura digital?
Todos os setores da economia podem utilizar estes recursos para usufruir dos benefícios que eles proporcionam. Afinal, independentemente da diferença entre assinatura digital e eletrônica, ambas são soluções tecnológicas que otimizam os processos empresariais.
E não custa lembrar que a assinatura feita com certificado digital e a assinatura eletrônica têm validade jurídica.
A importância da tecnologia para otimizar os processos empresariais
No cenário atual, uma empresa que não aderiu à transformação digital está em risco de extinção.
Não basta ter em mente o uso de assinatura digital x eletrônica, porque estes são apenas dois recursos importantes.
O uso de outras soluções tecnológicas, como ERPs, CRMs e GED, se tornou imprescindível para aumentar a produtividade das equipes e maximizar o uso dos recursos. Com a automatização dos processos internos, a empresa consegue melhorar suas entregas e aprimorar a experiência do consumidor.
Como obter a Assinatura Eletrônica? Quais empresas são confiáveis?
Agora você já sabe a diferença entre assinatura digital e eletrônica, e as características de cada recurso, destacaremos cinco empresas para você adquirir sua assinatura eletrônica de forma mais segura, prática e automatizada.
1. Clicksign
ClickSign é uma solução para a assinatura digital e gerenciamento de documentos eletrônicos. A plataforma permite a assinatura de qualquer tipo de documento digital, incluindo contratos, acordos e declarações, com total validade jurídica.
A tecnologia ClickSign é baseada em assinaturas digitais avançadas, que garantem a autenticidade e integridade dos documentos assinados. Além disso, conta com API REST completa, que permite a integração da solução com qualquer sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos.
Com a ClickSign é possível simplificar e acelerar o processo de assinatura de documentos, eliminando a necessidade de impressão, digitalização e envio manual de documentos. Tudo pode ser feito de forma eletrônica, através da plataforma, economizando tempo e dinheiro para sua empresa.
O sistema é fácil de usar, e permite a personalização de fluxos de assinatura de acordo com as necessidades da empresa. Além disso, a plataforma oferece suporte completo para usuários, com atendimento humano e resolução de problemas em tempo real.
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2. ZapSign
ZapSign é uma plataforma de assinatura digital e eletrônica para empresas e indivíduos. O software funciona como uma ferramenta de gestão de documentos online, permitindo que os usuários criem, enviem e assinem contratos de qualquer lugar do mundo, através de um computador, tablet ou smartphone.
Através do ZapSign, o usuário pode acessar facilmente todos os seus documentos em um só lugar. A plataforma é muito fácil de usar, permitindo que os usuários gerenciem documentos, incluindo assinaturas em PDFs, verifiquem o status de aprovação de documentos, enviem lembretes, além de muitas outras funções.
A ferramenta captura diversos dados de autenticação do signatário além da assinatura na tela, como IP, data e hora, telefone, e-mail, código único e informações do dispositivo, navegador e sistema operacional do signatário. Além disso, a integridade do documento é assegurada pelo algoritmo SHA256, uma função hash criptográfica criada pela NSA, que identifica caso qualquer tipo de alteração seja feita no documento original, além do documento final ser certificado digitalmente pela ZapSign com certificado A1 ICP-Brasil.
O ZapSign é uma das soluções líderes no mercado de assinatura de contratos online. A plataforma foi desenvolvida especialmente para profissionais e empresas que querem facilitar processos, aumentar produtividade, e gerenciar documentos de forma segura e ágil. O ZapSign protege as informações dos usuários por meio de criptografia avançada e garante que apenas pessoas autorizadas acessem seus documentos.
A assinatura digital do ZapSign é muito fácil de usar. Ela é aceita por muitos países, incluindo o Brasil, e atende às exigências legais. A solução é perfeita para garantir agilidade ao fechar negócios ou assinar contratos, tanto para empresas quanto para pessoas físicas. Com o ZapSign, o processo de assinatura de um documento pode ser feito em poucos minutos, sem precisar imprimir, digitalizar ou enviar o documento físico.
O ZapSign, além de ser um sistema altamente confiável e seguro, é também uma ferramenta econômica. O software descomplica a burocracia e permite que os usuários otimizem a gestão de documentos, eliminando os custos relacionados com papel, tinta e envio de documentos pelos Correios ou outros meios de entrega.
3. ContraktorSign
O ContraktorSign é um software especializado em oferecer uma solução completa para assinatura digital ilimitada com validade jurídica. Com recursos avançados e intuitivos, o ContraktorSign permite que você assine documentos eletronicamente de forma rápida, segura e eficiente. Uma das principais vantagens do ContraktorSign é a praticidade. Com apenas alguns cliques, você pode assinar documentos digitalmente, eliminando a necessidade de impressão, envio físico e armazenamento de papéis.
O software oferece armazenamento seguro na nuvem, garantindo a integridade e a confidencialidade dos seus documentos. Uma das funcionalidades exclusivas do ContraktorSign é o logo no pedido de assinatura. Com essa opção, você pode personalizar o pedido de assinatura com a logomarca da sua empresa, conferindo uma aparência profissional e personalizada aos seus documentos. A solução fornece informações em tempo real sobre o status das assinaturas.
Você pode acompanhar facilmente quais documentos foram assinados, por quem e quando, mantendo um controle preciso e organizado de todas as transações. O ContraktorSign está em conformidade com as regulamentações e leis de assinatura digital, garantindo a validade jurídica dos documentos assinados. Você pode ter tranquilidade ao utilizar o software, sabendo que suas assinaturas são seguras e legalmente reconhecidas.
Com o ContraktorSign, você ganha agilidade nos processos, reduz custos com papel e impressão, e garante a segurança e a validade jurídica das suas assinaturas digitais. Experimente o CKsign e simplifique a forma como você assina documentos.
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4. Autentique
O Autentique é uma solução de assinatura de documento digital que oferece aos usuários uma maneira simples e segura de assinar documentos online. Com sua tecnologia de assinatura eletrônica, o Autentique permite que os usuários assinem diversos tipos de arquivos, como PDFs, contratos, recibos e certificados, agilizando os processos e evitando a necessidade de impressão e envio de documentos físicos.
Além disso, o Autentique oferece uma série de funcionalidades que facilitam a gestão dos processos de assinatura, como a personalização de e-mails e lembretes de assinatura. A plataforma permite ainda a organização dos contratos em pastas, proporcionando uma gestão mais eficiente dos documentos.
Com o recurso de lembretes de assinatura, o Autentique envia notificações sempre que um documento está próximo de vencer, permitindo que os usuários gerenciem seus documentos e evitem atrasos nas assinaturas.
Destaca-se também a personalização das assinaturas, permitindo que as empresas tenham uma identidade visual única e profissional nos documentos assinados eletronicamente. Integrado com diversas ferramentas através do API GraphQL, o Autentique oferece uma experiência fluida e otimizada para os usuários, com recursos úteis para uma plataforma de assinatura de documento digital.
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5. Zoho Sign
O Zoho Sign é um aplicativo de assinatura digital que permite que os usuários assinem e verifiquem digitalmente documentos juridicamente vinculativos de qualquer local e em qualquer dispositivo. A solução é amplamente utilizada nos departamentos jurídico, de RH, financeiro e de vendas, permitindo que as empresas enviem e assinem documentos como contratos independentes, propostas, acordos de confidencialidade, ordens de compra, relatórios de despesas, políticas da empresa, contratos de aluguel e muito mais.
Os usuários podem coletar assinaturas de vários signatários em qualquer ordem preferida, atribuir assinatura a outro indivíduo, definir datas de expiração e enviar lembretes à medida que a data de vencimento se aproxima. A ferramenta de visualização de documentos do Zoho Sign permite que os usuários visualizem cada documento, além de incluir campos adicionais usando arrastar e soltar, saltar para páginas específicas, adicionar destinatários, baixar, enviar e-mails, imprimir e muito mais. Os remetentes também receberão uma notificação assim que um documento for visualizado, assinado, concluído ou recusado. Mensagens privadas e de grupo podem ser enviadas para signatários específicos e notas podem ser deixadas para grupos de signatários para ajudar a se manter alinhado.
Todos os documentos são protegidos por códigos de acesso seguros, autenticação multifator e trilhas de auditoria, enquanto permissões personalizadas e funções de usuário definidas permitem que os usuários concedam ou neguem acesso a documentos específicos. O Zoho Sign permite que os usuários assinem digitalmente documentos diretamente de sua caixa de entrada do Gmail, bem como enviem documentos diretamente do Google Drive, DropBox, Box, OneDrive e vários outros aplicativos populares.
6. Panda Doc
O PandaDoc é um software que automatiza as propostas com gestão de assinaturas eletrônicas voltadas aos clientes. O PandaDoc automatiza a geração de documentos de cotações e gerencia o fluxo de trabalho dando aos vendedores mais tempos para focarem nos demais processos de seus pipelines.
O PandaDoc é uma ferramenta tudo-em-um para criar, editar, enviar, rastrear e assinar documentos eSign de forma rápida e fácil. Descubra uma maneira melhor de gerar propostas, cotações e contratos com aparência profissional e sem erros com o PandaDoc.
Saiba mais no site oficial.
Conclusão
Entender a diferença entre assinatura digital e eletrônica é crucial para garantir a segurança e a validade jurídica dos documentos eletrônicos. A assinatura digital é uma forma específica e mais segura de assinatura eletrônica, exigindo um certificado digital validado pela ICP-Brasil. Em contrapartida, a assinatura eletrônica pode ser realizada de diversas maneiras, com diferentes níveis de segurança e complexidade, adaptando-se às necessidades de cada situação.
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