PDCA: A Metodologia Essencial para Melhoria Contínua nos Processos Empresariais
- RHEIS Consulting
- 30 de mar. de 2019
- 12 min de leitura
Atualizado: 20 de jan.
Popularizado pelo Dr. Williams Edwards Deming na década de 1950, o PDCA ou ciclo de Deming é uma metodologia para você alcançar a melhoria contínua de seus processos. Ele é um ciclo de feedback de 4 fases, onde você estabelece como o processo funciona, descobre como melhorá-lo e, finalmente, implementa as alterações. Como o PDCA pode ser usado? Para um novo projeto e como um modelo para melhoria contínua.
É útil em processos de trabalho repetidos ou para implementar mudanças. Também funciona bem na coleta e análise de dados, pois pode priorizar problemas.
Leia também: Gestão por Resultados.
O que é PDCA?
O PDCA é um ciclo que se repete de forma cíclica para garantir a constante melhoria dos processos. Cada etapa é uma oportunidade para analisar o desempenho e implementar ajustes, garantindo que a empresa evolua continuamente. Vamos entender melhor cada fase:
Plan (planejar): Nesta etapa, a empresa define os objetivos e planeja as ações necessárias para alcançá-los. O planejamento envolve a identificação de problemas, a análise das causas e a definição de soluções, sempre com foco na melhoria. Aqui, são definidas as metas específicas, os recursos necessários e o cronograma de execução. Exemplo: Uma empresa pode identificar que há uma alta taxa de devolução de produtos e decide investigar o motivo, definindo um plano para melhorar a qualidade do produto.
Do (executar): Após o planejamento, é hora de executar o que foi estabelecido. As ações planejadas são colocadas em prática, sempre com atenção às etapas definidas e aos recursos disponíveis. Nesta fase, a equipe realiza as atividades conforme os procedimentos planejados. Exemplo: A empresa implementa uma nova linha de produção com controles de qualidade mais rigorosos para garantir a qualidade dos produtos.
Check (verificar): Após a execução, é fundamental avaliar se as ações tiveram o efeito desejado. A análise de resultados deve ser feita com base nos indicadores de desempenho previamente definidos. O objetivo aqui é identificar desvios e pontos que precisam de ajustes. Exemplo: A empresa monitora as taxas de devolução de produtos após a implementação das melhorias e verifica se houve uma redução significativa nas devoluções.
Act (agir): Com base nas informações obtidas na fase de verificação, é hora de agir. Se as ações foram eficazes, elas podem ser implementadas permanentemente ou expandidas para outras áreas. Caso contrário, o ciclo volta ao início, com novos ajustes sendo feitos para melhorar ainda mais os resultados. Exemplo: Se os resultados foram positivos, a empresa adota permanentemente os novos processos. Se não, revisa os procedimentos, identificando onde é necessário melhorar.
Por que usá-lo?
O PDCA é uma excelente metodologia para você:
Solucionar problemas: Sempre que algo falha ou não está funcionando como deveria, ele pode ser usado como uma ferramenta de análise para descobrir falhas e encontrar uma solução;
Aprimorar processos: O fato de que algo esteja funcionando não significa que seja da melhor maneira possível. Você pode usar o PDCA como um meio de aperfeiçoamento.
PDCA e sua Aplicação
A aplicação do PDCA pode ocorrer em diferentes níveis dentro da organização, desde a melhoria de processos produtivos até a implementação de estratégias de marketing ou gestão de recursos humanos.
A seguir, falaremos como você pode aplicar o PDCA:
1. Planejar
O primeiro passo é fazer uma imersão na própria empresa e no mercado do RH. Quais são as diretrizes atuais e passadas da organização e os resultado até aqui? Quais são as tendências da área?
Tendo essa base, você é capaz de ver quais são os problemas e começar a definir:
Quais objetivos pretende alcançar;
Qual caminho tomar;
Qual método você irá seguir para conquistá-los.
Identificação do problema:
Definir e reconhecer o problema e sua importância;
Analisar os dados;
Definir os indicadores de controle;
Estabelecer a meta com método.
Análise do Fenômeno:
Entender o que está causando o problema;
Mapear o processo e estudar todos os fatos e dados sobre o problema;
Obter os dados necessários para analisar as possíveis causas raízes, lembrando que a estratificação dos dados é fundamental. Exemplo: dados por dia, por hora, por turno, por letra, etc;
Tentar dividir o problema em problemas menores de mais fácil solução.
Análise do Processo:
Usar correlação, regressão e outras ferramentas para estabelecer relação de causa e efeito;
Elencar e priorizar as causas raízes principais;
Confirmar as causas raízes selecionadas.
Estabelecer contramedidas:
Definir os planos de ação para cada causa raiz identificada;
Sugestão: estabelecer quantos por cento o plano de ação proposto resolverá a causa raiz, pois isto é importante por dois motivos: primeiro, deixa todos os envolvidos confortáveis ou não com o que está sendo proposto; segundo, consegue realmente fazer as pessoas pensarem se o plano de ação é efetivo, ou se haverá a necessidade de algo a mais.
Em suma, no planejar, você: Identifica os problemas e processos atuais → Estipula metas → analisa o novo processo → propõe um plano de ação.
2. Executar ou Realizar
O próximo passo é colocar a mão na massa. Depois de encontrar a solução certa para um problema ou uma nova maneira de otimizar um processo, você deve implementar aquilo que foi acordado. Isso deve, no entanto, começar em pequena escala.
Você pode não saber com certeza se sua correção será bem-sucedida, e executá-la em toda a empresa de uma só vez é arriscado. Por isso, nesta etapa é fundamental:
Ter um time certo de pessoas para a execução e engajado;
Ter uma comunicação aberta e clara entre a equipe para garantir que os processos funcionem corretamente;
Seguir o que foi planejado à risca, sem alterações;
Ter um tempo determinado, um cronograma para implementar as ações.
Colocar os planos de ação em prática:
Implantar as contramedidas planejadas;
Acompanhar a execução das mesmas.
3. Verificar
Este será o passo para verificar se o que foi proposto está dando certo. Cheque e veja tudo o que foi planejado, documentando e realizando relatórios sobre aprendizados. Quais foram as rotinas, ferramentas e indicadores que fizeram a diferença?
Aqui, cabe comparar os novos dados com os antigos, sendo crucial ter olhar crítico. Isso porque, à primeira vista, sua solução pode funcionar como planejado e, no entanto, você só descobrir mais que ela só funciona a curto prazo.
Portanto, a menos que você tenha 100% de certeza de que a solução que está usando é a melhor opção, convém considerar outras possibilidades. Caso não tenha dado certo, comece tudo de novo a partir da fase "Planejar".
Avaliar a eficácia dos planos de ação:
Controlar os indicadores (de controle);
Caso as ações não melhorem os indicadores, estabelecer novas contramedidas.
4. Agir ou Atuar
Após obter os resultados, você saberá o que e onde deu errado. Hora de analisar os erros, corrigir as falhas, traçar ações novas para melhorar o processo e padronizar os acertos. Você pode finalmente começar a aplicar a solução em toda a empresa. O próximo será a medição dos resultados do PDCA que foi aplicado.
Prevenir o reaparecimento do problema:
Padronizar as atividades;
Treinar todos os envolvidos.
Segue abaixo uma tabela do Método de Análise de Solução de Problemas (MASP) utilizando o PDCA segundo o professor Falconi em seu livro "Gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia".
Vantagens do PDCA
Adotar o ciclo PDCA traz uma série de benefícios para as organizações:
Melhoria Contínua: O ciclo PDCA promove a busca incessante pela melhoria de processos e resultados. Ele cria uma cultura organizacional focada em evolução constante, o que é essencial para a inovação.
Redução de Erros: Ao verificar os resultados de cada etapa e implementar ações corretivas rapidamente, o PDCA ajuda a minimizar erros e falhas, promovendo uma maior qualidade no que é produzido.
Facilidade de Implementação: O PDCA é uma metodologia simples e fácil de aplicar, não exigindo grandes recursos ou mudanças drásticas na estrutura organizacional.
Adaptação Rápida: Por ser um ciclo iterativo, o PDCA permite que a organização se adapte rapidamente às mudanças de mercado, desafios ou necessidades internas.
O PDCA pode ser adaptado a diversas áreas, como por exemplo:
Gestão de Processos: Empresas que buscam aumentar a eficiência operacional podem usar o PDCA para revisar processos, identificar ineficiências e implementar soluções. O ciclo ajuda a garantir que qualquer mudança seja monitorada e ajustada conforme necessário.
Gestão da Qualidade: O PDCA é amplamente utilizado na gestão da qualidade, principalmente em sistemas como o ISO 9001. Ele permite uma abordagem sistemática para monitorar a qualidade dos produtos e serviços e tomar ações corretivas sempre que houver falhas ou oportunidades de melhoria.
Desenvolvimento de Produtos: Para melhorar ou inovar produtos, o PDCA pode ser utilizado para testar novas ideias, avaliar a viabilidade de mudanças e ajustar os produtos com base no feedback do mercado.
Gestão de Projetos: No gerenciamento de projetos, o PDCA auxilia no acompanhamento do andamento das atividades, garantindo que os prazos e orçamentos sejam cumpridos. Ele também permite a revisão constante dos projetos, ajustando estratégias e ações conforme o andamento do trabalho.
Exemplo Prático de Aplicação do PDCA
Vamos considerar uma pequena empresa de serviços que quer melhorar o atendimento ao cliente:
Plan (Planejar): A empresa observa que há muitas reclamações sobre o tempo de resposta ao cliente e decide criar um plano para melhorar a rapidez no atendimento. Ela define metas, como reduzir o tempo de resposta em 20% nos próximos três meses.
Do (Executar): Implementa um novo sistema de atendimento ao cliente, treina a equipe e estabelece novos procedimentos para garantir respostas mais rápidas.
Check (Verificar): Após três meses, a empresa analisa os tempos de resposta e verifica que houve uma melhoria de apenas 10%.
Act (Agir): Com base nessa análise, a empresa decide revisar os treinamentos oferecidos à equipe e testar um novo software para gestão de solicitações de clientes.
PDCL: Aprendendo com a Experiência
Quando você aplica o PDCA na empresa, está aprendendo com as falhas e o processo de melhoria, correto? O ideal, inclusive, é registrar as mudanças, comparar o antes e o depois, para ter o histórico de evolução e também evitar que erros corrigidos se repitam no futuro. No caso de melhoria de processos, por exemplo, é altamente recomendável que você utilize esse Ciclo, afinal, você vai aprendendo quais são as melhores práticas para tornar os processos mais ágeis e eficientes.
Diante dessa percepção, a Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), elaborou o modelo PDCL, onde o "Act" (agir) do PDCA é substituído pelo "Learn" (aprender). Essa etapa incentiva a análise profunda dos resultados obtidos, a identificação das lições aprendidas e a disseminação desse conhecimento na organização. Com isso, a organização pode refinar seus processos e estratégias para ciclos futuros.
Pode ser que uma mudança seja benéfica, mas pode ser que não. E aí você tem um aprendizado. Uma única mudança pode resolver todo o problema, mas pode ser necessário realizar muitas outras. Mais uma vez, você está aprendendo o que é melhor para sua organização.
1. Por que o PDCL é importante?
A principal diferença entre o PDCL e o PDCA está no reconhecimento explícito da aprendizagem como um componente essencial do processo. Algumas razões para adotar o PDCL incluem:
Foco na Cultura de Aprendizagem: O PDCL incentiva uma mentalidade organizacional que valoriza a aprendizagem contínua, essencial para o crescimento sustentável.
Prevenção de Repetição de Erros: Ao dedicar um momento específico para refletir e aprender, o PDCL reduz o risco de cometer os mesmos erros em ciclos futuros.
Melhoria da Inovação: A aprendizagem promove a criatividade, pois permite identificar novas abordagens e soluções com base no que foi experimentado anteriormente.
Retenção de Conhecimento Organizacional: O aprendizado registrado na etapa "Learn" contribui para a construção de um banco de conhecimento que pode ser compartilhado entre equipes e aplicado em diferentes contextos.
2 Quando utilizar o PDCL?
O PDCL é especialmente útil em contextos onde a inovação, a experimentação e a adaptação são fundamentais. Exemplos incluem:
Projetos de inovação: Empresas que trabalham com ciclos de desenvolvimento ágil ou experimentos podem se beneficiar do foco em aprendizado.
Gestão de mudanças: Processos de transição, como a adoção de novas tecnologias, requerem constante aprendizagem para ajustar estratégias.
Desenvolvimento organizacional: Iniciativas voltadas para a melhoria da cultura, da comunicação ou do engajamento dos colaboradores podem ser otimizadas com o PDCL.
3. Exemplo Prático do PDCL
Imagine que uma empresa deseja melhorar o engajamento dos colaboradores com uma nova política de benefícios:
Plan (Planejar): A equipe de RH realiza uma pesquisa interna para identificar quais benefícios seriam mais valorizados e elabora um plano para implementar uma política mais atrativa.
Do (Executar): A empresa coloca a nova política em prática, oferecendo benefícios como horários flexíveis e subsídios para cursos.
Check (Verificar): Após seis meses, os indicadores de engajamento são avaliados. Embora algumas áreas mostrem melhorias, outras permanecem inalteradas.
Learn (Aprender): A equipe de RH realiza grupos focais com os colaboradores para entender melhor os resultados, identificando que a comunicação sobre os benefícios não foi clara em algumas unidades. O aprendizado é documentado para ser usado em futuras implementações.
O PDCL é uma evolução do tradicional PDCA, colocando a aprendizagem no centro do processo de melhoria contínua. Essa abordagem não apenas ajuda as organizações a melhorar seus resultados, mas também promove uma cultura de aprendizado, inovação e adaptação. Em um mundo de mudanças rápidas, onde a capacidade de aprender é uma das maiores vantagens competitivas, o PDCL se destaca como uma ferramenta valiosa para organizações que buscam se manter relevantes e eficientes.
PDSA: Estudar o Problema para Resolvê-lo
O PDSA é uma variação do ciclo PDCA, onde o "A" de Act (Agir) é substituído por Study (Estudar). Esse ajuste coloca uma ênfase maior na análise e compreensão profunda dos resultados obtidos antes de se tomar uma nova ação. O ciclo PDSA é frequentemente associado à melhoria contínua e é amplamente utilizado em setores como saúde, educação e gestão de qualidade. Essa abordagem é perfeita para empresas que precisam determinar a causa raiz de um defeito ou falha ou então determinar a melhor forma de aplicar um processo.
Uma indústria que esteja com alto percentual de produtos defeituosos pode usar o PDSA para encontrar a causa primordial do problema e assim aprender a resolver a questão em situações futuras, por exemplo.
Digamos que uma máquina, a cada 1.000 horas de trabalho, comece a apresentar defeito em virtude da falta de lubrificação. Aplicando o PDSA, a equipe de qualidade tem condições de aprender quais as melhores práticas para manter a máquina em perfeito funcionamento.
Esse aprendizado permite que a empresa tenha estudos de caso que possam ser replicados para todos os funcionários e até apresentados a clientes a fim de melhorar a argumentação de vendas.
Em todos os casos, você está aplicando a melhoria contínua, mas focando naquilo que é mais importante. Resolver um problema imediato com o PDCA, aprender com sua experiência de resolução de um problema ou então estudar a fundo uma situação para poder melhorá-la continuamente.
1. Por que usar o PDSA?
O PDSA é particularmente eficaz em contextos onde a análise cuidadosa dos resultados é crucial para o sucesso das iniciativas. Algumas vantagens incluem:
Ênfase no Aprendizado Profundo: O PDSA vai além de simplesmente corrigir problemas, ajudando a entender as causas raiz e evitando soluções superficiais.
Aprimoramento Contínuo: Como um ciclo iterativo, o PDSA promove ajustes frequentes com base em dados reais, garantindo que as mudanças sejam fundamentadas.
Testes em Pequena Escala: A execução controlada durante o "Do" reduz riscos, permitindo que a organização aprenda com falhas em um ambiente mais seguro.
Base para Decisões Informadas: A análise detalhada da etapa "Study" garante que as decisões sejam baseadas em evidências e não apenas em suposições.
2. Quando utilizar o PDSA?
O PDSA é ideal para:
Iniciativas de Qualidade: Especialmente em setores como saúde e manufatura, onde é importante testar mudanças antes de escalá-las.
Projetos Educacionais: Na implementação de novos métodos de ensino ou intervenções, o PDSA ajuda a medir o impacto antes de expandir para toda a escola ou rede.
Soluções Inovadoras: Projetos que envolvem experimentação e incerteza podem se beneficiar do foco em análise e aprendizado.
3. Exemplo Prático do PDSA
Imagine que um hospital deseja reduzir o tempo de espera no pronto-socorro:
Plan (Planejar): O hospital analisa os dados atuais e descobre que os atrasos ocorrem principalmente na triagem inicial. Um plano é criado para testar um novo sistema de triagem eletrônica.
Do (Executar): O novo sistema é implementado em um único turno, enquanto os dados sobre o tempo de espera e o feedback dos pacientes são coletados.
Study (Estudar): A equipe analisa os dados e descobre que o sistema eletrônico reduziu o tempo de espera em 20%, mas também trouxe novos desafios, como dificuldades técnicas para os funcionários.
Act (Agir): Com base no aprendizado, ajustes são feitos no sistema e treinamento adicional é oferecido à equipe. O ciclo pode ser repetido para novas melhorias antes de implementar o sistema em toda a unidade.
Comparativo entre PDCA x PDCL x PDSA
O PDCA é focado em um ciclo de melhoria contínua simples, enfatizando a ação como etapa final para implementar mudanças.
O PDSA, por sua vez, prioriza uma análise mais profunda dos resultados na etapa de "Study", garantindo que as decisões sejam fundamentadas em aprendizado detalhado.
Já o PDCL substitui o "Act" por "Learn", destacando a importância de aprender e compartilhar conhecimentos adquiridos no processo para aprimorar a organização a longo prazo.
Em resumo, enquanto o PDCA é mais direto e orientado à ação, o PDSA e o PDCL colocam o aprendizado como base para melhorias sustentáveis, com o PDCL focado na cultura organizacional.
Segue tabela para melhor entendimento:
Aspecto | PDCA | PDSA | PDCL |
Foco na última etapa | Ação | Aprendizado | Aprendizado |
Profundidade da análise | Moderada | Alta | Alta |
Aplicação | Melhoria geral de processos | Melhoria com foco em aprendizado profundo | Melhoria contínua com ênfase em aprendizado iterativo |
Objetivo Principal | Resolver problemas e implementar ações | Entender profundamente e aplicar mudanças fundamentadas | Aprender continuamente para adaptar e evoluir |
Abordagem de melhoria | Baseada em execução | Baseada em análise e reflexão | Baseada em aprendizado e disseminação |
Conclusão
O PDCA é uma metodologia poderosa e acessível para a melhoria contínua, sendo aplicável a diversas áreas de uma organização. Ao seguir este ciclo de planejamento, execução, verificação e ação, as empresas podem aprimorar seus processos, reduzir falhas e aumentar a satisfação do cliente. Além disso, o PDCA ajuda a criar uma cultura organizacional voltada para a adaptação constante e a inovação, tornando-se um diferencial competitivo no mercado.
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